Les conditions de paiement des factures ont un impact direct sur la santé financière d’une entreprise. Les conditions, les délais et les modes de paiement répondent à des règles strictes.
Les délais de règlement de facture entre professionnels sont régis par plusieurs textes de lois comme le Code général des impôts ou le Code de Commerce. Ces délais ont une incidence directe sur la trésorerie d’une entreprise et ses capacités financières. Plus le délai de paiement est long, plus le BFR s’alourdit et le risque d’impayés augmente. ⏳
Par défaut, le délai légal de paiement d’une facture est de 30 jours après la réception des produits ou la réalisation de la prestation de service. Le délai peut être inférieur ou supérieur selon les délais de paiement négociés entre l’entreprise et son client. Il ne peut cependant pas dépasser 60 jours à partir de la date d’émission de la facture.
En cas de non-respect des délais de paiement, des pénalités de retard et une indemnité forfaitaire de recouvrement sont dues par le débiteur. Parfois, il arrive même qu’une amende administrative soit délivrée par la DGCCRF pour sanctionner un débiteur en retard de paiement.
Le paiement comptant est le délai de paiement le plus court. Dans ce cas de figure, le client doit immédiatement payer le bien ou la prestation, le jour de la réalisation ou de la livraison.
Le paiement à réception est également un délai de paiement rapide. Dans ce cas, le paiement doit intervenir dans les 7 jours suivant l’accomplissement de la prestation ou l’expédition du bien. Il inclut la durée d’envoi de la facture.
Le paiement avec délai par défaut est la modalité de règlement de facture la plus courante. Le délai de paiement est fixé à 30 jours après la livraison de la prestation ou des produits. Il est effectif lorsqu’aucune autre mention de délai de paiement n’est indiquée sur la facture.
Le paiement avec délai négocié est le plus flexible car il est directement discuté entre les deux parties. Il relève de la liberté contractuelle. Dans ce cas, le délai de paiement peut être de 45 jours fin de mois ou de 60 jours après l’émission de la facture. Dans le premier cas, attention à ce que le délai total ne dépasse pas le délai réglementaire maximal de 60 jours.
Le délai négocié peut également être noté dans des clauses particulières figurant dans les conditions générales de vente de l’entreprise. Le mode de calcul du délai de paiement est obligatoirement indiqué dans le contrat ou dans les CGV.
De la même façon que le délai de paiement des factures, les modes de paiement possibles doivent être abordés lors de la négociation. Le client doit connaître vos conditions de règlement de facture en amont pour éviter tout litige lors de la facturation.
Le chèque est un mode de paiement de moins en moins utilisé en entreprise, et pour cause : il présente de nombreux inconvénients. Il dépend des délais postaux, il doit être libellé et signé à la main et les clients mauvais payeurs en profitent pour retarder les paiements.
En effet, un client qui souhaiterait gagner plusieurs semaines de trésorerie peut s’appuyer sur de nombreuses excuses : chèque envoyé mais non arrivé, chèque envoyé à la mauvaise adresse, chèque non signé, etc. Un courrier de désistement est alors nécessaire pour que le client fasse un nouveau chèque, ce qui allonge encore le délai de paiement.
Le virement bancaire SEPA est le mode de paiement le plus rapide et le plus fiable. C’est également simple pour votre client : il n’a qu’à enregistrer votre RIB pour vous envoyer le montant de la facture directement sur votre compte bancaire. Le seul inconvénient du virement est qu’il ne permet pas de paiement à échéance ultérieure.
Le prélèvement SEPA est particulièrement efficace pour les clients réguliers et les factures récurrentes. L’avantage, c’est que c’est vous qui déclenchez le paiement, ce qui annule le risque de retard. Il est cependant un peu plus complexe à mettre en place, car il nécessite en amont la signature d’un mandat de prélèvement incluant une référence unique de mandat.
La lettre de change est un mode de paiement entre professionnels que vous remettez à votre client avant l’échéance de paiement. Elle contient l’ordre de payer une certaine somme à l’échéance. L’avantage, c’est que vous êtes certain d’être payé le jour de l’échéance, sans retard de paiement. Le compte bancaire du client doit cependant être suffisamment approvisionné.
Le billet à ordre est, comme la lettre de change, un mode de paiement spécifique aux entreprises. La différence, c’est qu’il est émis par le client et pas par l’entreprise vendeuse. Il s’agit généralement d’un écrit dans lequel le souscripteur prend l’engagement de payer au bénéficiaire une somme convenue à une date prévue.
La lettre de change relevé, ou LCR, est simplement une lettre de change dématérialisée. Vous émettez à votre banque un fichier informatique normalisé par le CFONB (comité français d’organisation et de normalisation bancaires), et pas à votre client comme avec une lettre de change au format papier. Il y a ensuite un échange entre votre banque et celle de votre client, qui accepte ou non le prélèvement.
Le virement commercial à échéance, ou VCOM, est un virement automatisé à une date ultérieure. Il émane du débiteur. Il se différencie du virement SEPA traditionnel qui est une opération au comptant. Le virement à échéance présente l’avantage de vous garantir d’être payé à l’échéance et de vous informer à l’avance du paiement de vos factures.
Les conditions de règlement de votre facture doivent être claires pour votre client. Avant la signature du devis, négociez ensemble les délais de paiement, l’échéancier et le mode de paiement choisi. Veillez à ce que ces conditions soient visibles sur votre devis. Votre client doit les accepter et les signer pour éviter tout litige au moment de la facturation.
Surveillez rigoureusement l’échéance de votre facture. A une semaine de l’échéance, si votre client n’a pas encore procédé au règlement, rappelez-lui par téléphone ou par mail la date d’échéance, avec courtoisie. Un rappel de paiement peut l’inciter à vous régler immédiatement ou à mettre en place un virement à échéance.
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Il est toujours possible de négocier des délais de paiement, mais il est nécessaire que l’accord soit équilibré entre les deux parties. Un compromis ou une contrepartie doivent être envisagés pour le créancier si vous demandez un allongement des délais de paiement ou un échéancier.
La méthode de calcul du DSO est simple : (créance client / CA TTC) x 360. L’unité de mesure est en nombre de jours. Cela vous donnera le nombre réel de jours de délai de paiement moyen de vos clients.