Optimiser son processus de facturation pour booster sa trésorerie

Il n’existe pas de méthode miracle pour éviter les mauvais payeurs, mais certaines pratiques peuvent vous aider à optimiser votre processus de facturation et booster votre trésorerie. Dimpl, service en ligne d’assurance à la facture, vous livre ses conseils pour vous faire payer à temps, réduire votre DSO et éviter au maximum les défauts de paiement.

Notre dernier guide publié sur les processus de facturation

Externalisation de la facturation

Fonction principale dans votre entreprise, la facturation peut être externalisée à un prestataire spécialisé afin de vous libérer de cette tâche administrative. Découvrez les bonnes pratiques pour externaliser votre facturation et vos tâches comptables

Publié le
19/7/2021
par
Raphaël Kakon
Temps de lecture : 10 minutes
Vous connaissez Dimpl ?
90% du montant de la facture perçu à l'échéance, quoi qu'il arrive.

Avant de vous engager avec un client

Vérifiez la solvabilité de votre prospect

Pour éviter les mauvais payeurs, vous devez maîtriser le risque client dès la prospection. Vérifiez la solvabilité de vos prospects aussi tôt que possible, avant de vous engager avec eux. Pour ce faire, il vous faut récolter des données financières et de comportements de paiement sur vos prospects afin de définir un niveau de risque.

Voici quelques méthodes pour vérifier la solvabilité de vos prospects(1) :

  • s’assurer de l’immatriculation de l’entreprise sur le site infogreffe.fr,
  • vérifier son état d’endettement auprès du greffe du Tribunal de Commerce,
  • consulter les comptes annuels publiés par l’entreprise,
  • vérifier l’existence d’une procédure collective en cours,
  • faire appel à des agences de renseignements commerciaux.

Pour son service d’assurance à la facture contre les impayés, Dimpl vous propose un simulateur en ligne pour tester l’éligibilité de vos factures, en se basant sur les scores de solvabilité de votre client. Ainsi, vous pourrez savoir si vous engager avec votre prospect fait prendre des risques à votre trésorerie ou non.

Si vous constatez que votre prospect a des difficultés financières, est endetté ou est en litige avec ses précédents fournisseurs, ne prenez pas de risques et ne vous engagez pas avec lui. ❌

Précisez les conditions de facturation avant la signature du devis

Dès la phase de négociation avec le prospect, vous devez voir en détail tous les éléments financiers : délais, échéancier et mode de paiement. Tenez compte de votre BFR pour définir les délais de paiement. Précisez les conditions de facturation en face à face ou par téléphone si possible afin de vous assurer que votre prospect les accepte sans réserve. Sinon, obtenez son accord par e-mail. Une preuve écrite est toujours bonne à prendre !

Les conditions de facturation validées devront être clairement indiquées sur le devis. Attendez que le prospect le signe avant de commencer à travailler, afin de limiter les risques.

Prévoyez un acompte pour tout nouveau client (si possible)

Afin de préserver votre trésorerie, demandez un acompte à vos nouveaux clients. Il s’agit d’un paiement partiel à verser à la conclusion du contrat. Cela prouve leur bonne foi et leur permet d’échelonner les paiements, tout en vous versant un pourcentage du paiement dès la commande.

En général, l’acompte représente 20 à 30% du montant du devis. Dans le secteur du BTP, il est souvent demandé un premier versement d’acompte entre 10 et 20%, puis un second acompte lors du démarrage effectif des travaux à hauteur de 30 à 40% du montant total du devis.

A noter : Vous ne pouvez pas forcer votre client à accepter de vous verser un acompte. L’article 1342-4 du Code civil(2) indique qu’un débiteur ne peut contraindre son créancier à accepter un paiement partiel, même si la dette est divisible.

Si votre nouveau client refuse de payer un acompte, cela doit néanmoins vous alerter. Assurer votre facture avec Dimpl vous assurera la réception de 90% du paiement à l’échéance, même si votre client vous paie en retard.

Obtenez le contact direct du ou de la comptable de votre client

Pour optimiser le processus de facturation et ne pas perdre de temps, mieux vaut s’adresser tout de suite à la bonne personne. Avant la signature du contrat, demandez à obtenir le contact direct du ou de la comptable de votre client. Les factures lui seront ainsi directement transmises, pour un traitement facilité.

En cas de retard de paiement, vous aurez un accès direct au service comptabilité pour comprendre la situation et demander à être réglé au plus vite.

Pendant la durée de votre prestation

Envoyez la facture au plus tôt

Plus votre facture est envoyée rapidement, plus vous serez payé rapidement. Envoyez votre facture dès la livraison du service ou du bien. N’attendez pas la fin du mois pour transmettre vos factures : faites-le tant que votre client y pense ! ⏳

De plus, cela lui prouve que vous prenez la facturation au sérieux et que vous suivez vos paiements. Il sera moins tenté de retarder le paiement de la créance.

Indiquez l'échéancier de paiement sur le devis de prestation

Sur votre devis de prestation, nous vous recommandons d’indiquer clairement l’échéancier de paiement convenu avant la signature du contrat. Votre client ne doit pas pouvoir le rater.

Afin d’inciter vos clients à payer au plus vite, vous avez la possibilité d’appliquer un escompte aux factures réglées avant l’échéance. Il peut être de 2 ou 3%, précisé sur la facture. Pensez également à indiquer à votre client les frais de retard et les intérêts qu’il devra payer en cas de paiement après l’échéance.

Rappelez le délai de paiement

Même si le montant et le délai de paiement sont mis en évidence sur votre facture, certains clients peuvent être de mauvaise foi. Une semaine avant l’échéance, n’hésitez pas à leur rappeler par e-mail ou par téléphone le délai de paiement et l’échéance qui approche, afin qu’ils vous paient dans les temps.

Soyez strict sur la réalisation de votre prestation

Si le paiement doit intervenir pendant votre prestation, dans le cadre d’un service mensuel par exemple, soyez strict sur la réalisation de la prestation. En cas de retard de paiement, stoppez votre travail jusqu’à ce que votre client se soit acquitté de ses dettes. Cela devrait l’inciter à vous régler rapidement.

Organisation de votre service comptable

Utilisez un même outil de gestion des devis et factures

Dans le but d’assurer le suivi des des factures client, dotez-vous d’un logiciel de comptabilité et de gestion efficace. Il vous permettra de créer directement vos devis et de les transformer en factures en quelques clics. En plus de vous faire gagner du temps, vous pourrez suivre simplement le paiement de vos factures ainsi que les relances.

Par ailleurs, vos factures seront automatiquement numérotées, ce qui facilitera le contrôle interne et votre suivi. Pour relancer un client en retard, il sera bien plus pratique de lui demander de payer la facture XX-45-26 que celle “qui date de 2 mois”.

Automatisez les envois de factures

La gestion manuelle de la facturation comporte son lot d’inconvénients : risque d’erreur de saisie, temps de traitement long, aucune visibilité sur les envois, etc. Choisir une solution d’automatisation des envois de facture facilite la diffusion de vos créances pour un envoi et un paiement rapide.

Suivez les paiements de vos factures toutes les semaines

Vous avez envoyé votre facture ? Très bien. Il est temps d’effectuer un suivi régulier pour optimiser vos chances d’être payé rapidement, de préférence chaque semaine. Relancez vos clients à l’approche de la date d’échéance, puis en cas de retard.

N’hésitez pas à leur envoyer des rappels de paiement fréquents, par e-mail ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Là encore, un bon logiciel de comptabilité peut vous permettre de suivre facilement les retards de paiement.

Vous pouvez également choisir l'externalisation de la facturation pour économiser du temps administratif.

Sous-traiter ces tâches sera un gain de temps précieux dans le développement de votre activité et peut éviter bien des erreurs qui seraient pénalisables par l'administration fiscale. Des services en ligne spécialisés sont désormais disponibles. Par exemple, l'expert-comptable.com se fera un plaisir de gérer cette partie à votre place.


Créez des dashboard automatiques de suivi des KPI comptable

Certains logiciels comptables vous permettent de créer des tableaux de bord automatiques afin de surveiller le DSO (délai de paiement) par client. Vous suivez également votre BFR en temps réel. Avec des dashboard de suivi automatiques, vous pourrez évaluer facilement la performance de votre processus de facturation et l’optimiser, le cas échéant.

Idéalement, votre logiciel comptable est directement connecté avec votre compte pro comme celui proposé par Qonto. C'est un des avantages à passer par une banque en ligne pour les entreprises: le rapprochement de facture est facilité et votre comptable a un accès direct aux transactions entrantes et sortantes.

Organisation du recouvrement des créances

Automatisez les relances en cas de retard de paiement

Pour faciliter votre suivi des retards de paiement, nous vous conseillons d’automatiser les relances par e-mail. Cela vous demandera moins de travail tout en maximisant vos chances d’être payé par vos clients.

Rédigez et programmez un e-mail automatique 2 jours après la date d’échéance de la facture. Faites de même 7 jours après la date d’échéance si vous n’avez toujours pas reçu votre paiement. Restez courtois et bienveillant dans vos e-mails afin de préserver votre relation commerciale, mais si le retard persiste il vous faudra certainement lancer une procédure de recouvrement des impayés.

Assurez vos factures contre les impayés avec Dimpl

Vous en avez assez des retards voire des défauts de paiement ? Les factures impayées mettent en danger votre entreprise ?

Assurez vos factures avec Dimpl pour limiter le risque d’impayés et financer votre besoin en fond de roulement ! 💸

Dimpl est un service en ligne d’assurance à la facture pour les TPE et PME françaises. Nous vous versons 90% du montant de la facture à l’échéance si votre client ne vous a pas encore payé. Les 10% restants vous sont versés une fois la facture réglée. L’équipe Dimpl prend en charge les relances pour vous éviter cette charge administrative. En cas de défaut de paiement, vous conservez l’indemnité ! Une solution fiable et sûre pour préserver votre trésorerie.

Questions fréquentes sur l'optimisation du processus de facturation

Quel est le délai de prescription d’une facture impayée ?

En présence du facture restée impayée, le créancier possède un délai de cinq ans pour saisir les tribunaux et recouvrer les sommes qui lui sont dues. Ce délai de cinq ans s’applique pour les factures émises en direction d’un professionnel, d’une société commerciale ou d’un commerçant. En revanche, le délai bascule à deux ans pour un débiteur particulier.

Que faire en cas d’échec de la relance de règlement ?

Si votre client ne donne pas suite à votre première relance de paiement client, vous avez le choix entre envoyer une deuxième puis une troisième lettre de relance ou envoyer une mise en demeure. La lettre de mise en demeure est obligatoire avant de saisir les tribunaux.