Facture impayée : que faire ?

La gestion des factures impayées n’a rien de simple ni de spontané lorsque le cas se présente. Comment faire ? Quelles sont les démarches ? Que pouvez-vous faire ou au contraire que devez vous confier à un intermédiaire ? Voici nos conseils pour une bonne gestion de vos factures impayées.

Notre dernier guide publié sur la gestion des impayés

Relance d'une facture impayée

Ne subissez plus les délais de paiement de vos clients. Ne laissez plus les impayés mettre votre entreprise en péril. En plus d’assurer vos factures, Dimpl gère les relances des factures impayées. Découvrez le processus de relance en cas de retard de paiement.

Publié le
7/7/2021
par
Edouard Hocdé
Temps de lecture : 5 minutes
Vous connaissez Dimpl ?
90% du montant de la facture perçu à l'échéance, quoi qu'il arrive.

Quand une facture devient-elle “impayée” ?

Une facture est considérée comme impayée à J+1 de la date d’échéance de cette dernière. Si vos conditions de règlement de factures sont à J+30, la facture passe donc en impayé à J+31. Ces délais de paiement doivent être écrits au sein de vos conditions de prestation si elles sont génériques et au sein du devis si elles sont spécifiques à la vente ou à la prestation concernée.

On dit qu’une facture constitue une créance qui doit être réglée par le débiteur auprès du créancier. Cette créance (ou facture) devient impayée lorsque son règlement n’est pas parvenu à la date d’échéance prévue. Alors seulement il est possible de procéder à son recouvrement.

Les impayés engendrent des coûts et du temps passé par vos équipes administratives ou comptables. C’est pourquoi il est important de les éviter au maximum en vous assurant de la solvabilité de vos clients et en communiquant au maximum en amont de la prestation ou de la vente sur les conditions de facturation.

Quels sont les risques d’une facture impayée ?

Avoir une ou plusieurs factures impayées peut menacer votre activité. Que le manque de trésorerie soit lié à un retard de paiement volontaire ou non, des contestations de la part du client ou même à un chèque sans provision ou un virement qui n’a pas abouti, il faut éviter de laisser la situation dériver.

Voici les principaux risques encourus si vous ne prenez pas la question des impayés au sérieux :

  • Votre trésorerie est directement impactée par une facture qui n’a pas été réglée et peut vous empêcher de régler vos sous-traitants et fournisseurs.
  • Même pour une activité qui nécessite peu d’intervenants extérieurs, des impayés peuvent mettre à mal le règlement de vos collaborateurs.
  • Un montant d’impayé trop élevé peut vous obliger à lancer des actions compensatoires pour votre rentabilité. Cela peut se traduire par exemple par l’augmentation de votre taux de marge sur vos nouvelles offres ou l’utilisation d’un crédit bancaire pour éviter de basculer dans le rouge.
  • Sans une trésorerie au plus haut, vous devrez peut-être renoncer à des projets d’investissement ou vous ne pourrez pas convaincre une banque de vous accompagner par manque de stabilité.

Une facture impayée est à considérer comme une perte financière pour votre entreprise. Laisser la situation dériver vous fait perdre de l’argent.

Les recours pour une facture impayée

La relance client

Trouver une solution amiable avec le client est la priorité en cas d’impayés. Pourquoi ? Car il est possible que le non règlement d’une facture ne soit pas volontaire. Il peut s’agir d’un oubli, d’un problème de paiement ou d’un décalage avec un client de bonne foi. Voilà pourquoi il est important de débuter la procédure de recouvrement des factures impayées en utilisant une lettre de relance. Celle-ci rappellera à votre client l’obligation de vous payer. En l’absence de réponse, vous pouvez réitérer ce courrier en indiquant que, sans issue favorable, vous pourrez être amené à prendre des mesures plus fortes.

Si vous pensez ne pas avoir assez de tact et/ou si vous avez peur d’initier cet échange pour demander le paiement, vous pouvez faire appel à Dimpl. Nos équipes sont habituées à ces échanges cordiaux et professionnels et peuvent se charger des démarches.

La mise en demeure

La mise en demeure, c’est le deuxième étage de la fusée lorsque l’on déroule les étapes du recouvrement des impayés. Il s’agit concrètement d’un courrier respectant un certain formalisme avec des mentions obligatoires, envoyé en recommandé avec accusé de réception au client qui n’a pas payé. Cette fois, la notification est officielle, donnant au client un ultime délai pour régler la facture en cours. Il s’agit d’une étape capitale, indispensable avant d’engager une procédure judiciaire.

Une mise en demeure doit être complète et respecter une procédure précise pour être valide. Puisque vous n’êtes pas spécialisés à ce sujet, nous vous recommandons de passer par un professionnel. Dimpl est à vos côtés pour une procédure de mise en demeure et édite en votre nom les documents nécessaires.

Le recouvrement judiciaire

Si la mise en demeure permet de constater l’état d’impayé et le retard de paiement, le recours à une procédure judiciaire est alors l’ultime étape. En utilisant les services d’un cabinet de recouvrement, d’un avocat ou d’un huissier de justice, vous pouvez alors réclamer la somme d’argent qui vous est dûe en obtenant un titre exécutoire. Cela signifie que votre client sera forcé de rembourser la somme qu’il vous doit.

Ne vous lancez pas dans une procédure judiciaire en solitaire. Outre de la prudence, de solides connaissances et une préparation en amont, il vous faut un savoir-faire pour bien appréhender le jargon juridique et mener une procédure sans accroc de bout en bout. Avez-vous besoin de cet appui professionnel à vos côtés ? Dimpl est là. Nos équipes de spécialistes prennent le relai pour récupérer vos impayés en cas de retard de paiement étendu.

Éviter les factures impayées : bonnes pratiques

Se renseigner sur sa clientèle

De l'existence juridique concrète de vos clients en passant par leur santé financière passée et actuelle, il est possible de glaner de nombreuses informations. Accessibles gratuitement ou parfois de manière payante, ces données contribuent à une bonne information pour limiter le risque d’impayés.

Imposer un acompte achat commande

Vous ne voulez pas subir la politique d’achat de vos clients ? Alors à vous d’avoir des conditions de vente cohérentes. Rien ne vous interdit d’exiger un acompte à chaque commande. Vous pouvez si vous le souhaitez imposer ce paiement uniquement aux nouveaux clients ou pour des montants élevés. À vous de définir la bonne stratégie pour que votre trésorerie ne fasse pas de vague.

Effectuer rapidement des relances en cas de retard

Une facture dont le règlement traîne, cela n’est jamais agréable. Mais il ne faut pas repousser son traitement par paresse ou par facilité. Au contraire, il peut s’agir d’un petit détail qui va rapidement devenir un problème majeur. La relance de facture impayée doit donc être réalisée très rapidement, soit : dès que vous constatez le dépassement de la date d'échéance.

Confier la gestion des impayés à un spécialiste

Pour disposer d’une bonne connaissance de vos clients, avoir des conditions de vente détaillées et ne pas rater une échéance de relance en cas d’impayés, il vous faut l’expertise d’un professionnel. Son nom ? Dimpl. Nous avons développé un éventail de solutions pour vous aider dans la gestion des impayés.

Que vos impayés clients ne représentent qu’une petite somme ou qu’ils soient au contraire menaçant pour la vie de votre entreprise, nous sommes armés pour intervenir. Grâce à des réponses variées et à un système de relance graduel, nous adaptons systématiquement notre approche aux enjeux.

Lorsqu'une facture est assurée par Dimpl, 90 % de son montant HT est viré sur votre compte à la date d’échéance. En complément de cette sécurité pour votre trésorerie, nos équipes se chargent de la gestion du recouvrement de votre facture en cas de problème.

A quoi sert Dimpl ?

Dimpl est utile pour toutes les entreprises qui ne veulent plus se soucier des impayés. En confiant la relance des factures qui ne sont pas réglées à une équipe composée de juristes spécialistes en la matière, vous avez la certitude de ne pas laisser votre trésorerie filer. A la date du paiement prévue, 90 % du montant HT vous est viré. Vous gagnez du temps sur les démarches administratives, vous faites rentrer l’argent qui vous revient et vous pouvez vous concentrer sur votre métier.

Comment ça marche ?

  • Jusqu’à 10 jours avant sa date d’échéance, une facture peut être couverte par Dimpl ;
  • Connectez-vous à votre espace en ligne. Renseignez des informations à propos de votre client et attachez la facture que vous souhaitez assurer ;
  • Nous vérifions son éligibilité et nous vous donnons un accord d’assurance ;
  • Dès qu’une facture est couverte par Dimpl, vous avez la certitude que 90 % de son montant HT vous sera réglé à la date d’échéance prévue. Peu importe que le client paie ou non, ce montant sera disponible pour vous ;
  • Le client ne paye pas ? De la procédure de recouvrement à l’amiable en passant par la mise en demeure ou une éventuelle procédure judiciaire, nous pouvons nous lancer dans cette phase pour retrouver votre argent. Vous ne vous occupez de rien, notre équipe est aux commandes.

Pourquoi souscrire cette solution ?

Dimpl apporte de la souplesse et de l’agilité dans un domaine qui historiquement est compliqué à gérer : les impayés. De plus, nos offres sont très attractives avec un coût par facture bien plus bas que l’affacturage.

Combien ça coûte ?

Dimpl est une prestation globale d’assurance sur facture qui intègre le recouvrement en cas d’impayés. Ainsi, aucun surcoût n’est exigé dans le cas du lancement d’une procédure judiciaire. Le tarif qu’applique Dimpl est exprimé selon un pourcentage du montant hors taxes des factures assurées, à partir de 1,2 % et même moins sur abonnement, et à partir de 2 % sans engagement.

Questions fréquentes sur les factures impayées

Quel est le premier recours en cas d’impayé ?

La priorité est de ne surtout pas laisser traîner ! A J+1 de la date d’échéance, envoyez une relance écrite (par e-mail par exemple) pour rappeler à votre client la somme dûe. En cas de retard conséquent (J+30) et d’absence de réponse face à vos relances, vous pouvez envoyer une mise en demeure. Préférez toujours la voie amiable et la discussion pour maintenir une relation client saine.

Quel impact des impayés sur la comptabilité ?

SI une créance risque de ne jamais être recouverte, alors vous pouvez la passer en provision pour créance douteuse (celà vous permet d’anticiper cette perte à déduire de votre bilan et donc de vos impôts). Si une créance ne sera jamais recouvrée, alors votre comptable doit passer l’écriture en “perte sur créance irrécouvrable”.