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Relance d'une facture impayée

Temps de lecture : 5 minutes
Publié le
30/9/2021
par
Edouard Hocdé

Ne subissez plus les délais de paiement de vos clients. Ne laissez plus les impayés mettre votre entreprise en péril. En plus d’assurer vos factures, Dimpl gère les relances des factures impayées. Découvrez le processus de relance en cas de retard de paiement.

Les bonnes pratiques de relance d’impayé

Est-il obligatoire de faire une relance en cas d’impayé ?

Vous vous demandez que faire en cas de facture impayée ? Si votre client n’a toujours pas payé votre créance après l’échéance, vous avez 2 choix : envoyer une lettre de relance du paiement de la facture ou envoyer directement une lettre de mise en demeure à votre client.

D’un point de vue juridique, la relance de facture client n’est pas obligatoire. C'est la première étape amiable avant de lancer des procédures judiciaires pour facture impayée, comme la mise en demeure. Néanmoins, afin de préserver votre relation commerciale et trouver un accord amiable, nous vous conseillons d’envoyer une lettre de relance de facture en premier lieu.

En général, une facture impayée est due à une erreur comptable, un oubli du client ou à une perte de facture. Une simple relance en cas de retard de paiement peut donc amplement suffire, sans nécessiter une mise en demeure, une injonction de payer ou de faire appel à un avocat pour facture impayée. 👍

Relancer une facture impayée : une question de timing

La relance du règlement client doit être effectuée une fois le délai de paiement dépassé. Vous avez normalement indiqué une date limite dans votre contrat, qui vous sert de référence pour la première relance. Il est important de réagir rapidement face à un impayé car plus le temps passe, plus il peut être compliqué d’être payé. En d'autres termes, relancez votre client dès J+1 la date d'échéance de votre facture.

Cette première relance de paiement amiable a pour objectif de prévenir votre client de son retard, tout simplement. Vous pouvez l’appeler, lui envoyer un e-mail ou une lettre (simple ou recommandée) pour l’avertir de la facture impayée. Bien souvent, c’est un oubli de la part du client et le problème sera réglé en quelques jours.

Il existe un délai de prescription pour engager une action en justice contre votre client en cas d’impayé :

  • 2 ans pour un client particulier ;
  • 5 ans pour un client professionnel.

Il reste possible d’effectuer une réclamation de facture non payée après ce délai de prescription. Il sera en revanche impossible d’obliger votre client à payer.

Comment faire une lettre de relance de facture ?

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Modèle de lettre de relance

Votre première lettre de relance de facture impayée prévient le client de son retard de paiement. Aucun argument juridique n’est nécessaire à cette étape. Vous ouvrez le dialogue avec votre client pour éviter un conflit. Employez un ton courtois et poli pour l’avertir de son retard, sans l’attaquer au risque d’être contre-productif.

Votre lettre de relance doit contenir les éléments suivants :

  • le numéro de la facture
  • la date d’envoi de la facture
  • la teneur de la prestation
  • la somme due ;
  • les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire si votre client est un professionnel
  • la date d’échéance de la facture
  • une demande de règlement rapide
  • les conséquences en cas d’absence de paiement
  • une copie de la facture.

La lettre de relance peut être envoyée par e-mail ou par courrier simple ou recommandé. Néanmoins, la lettre recommandée avec accusé de réception est une valeur sûre si vous craignez que votre client soit de mauvaise foi. Elle prouve que votre client a bien reçu votre relance.

Vous connaissez Dimpl ?
90% du montant de la facture perçu à l'échéance, quoi qu'il arrive.

Modèle de lettre de relance de paiement de facture

Pour vous aider, nous vous proposons une lettre type de relance de paiement ci-dessous. En PDF téléchargeable, vous trouverez également un exemple de deuxième relance de facture.

Nom de votre entreprise
Adresse de votre entreprise
Code postal et Ville
Téléphone
E-Mail
N°Siret
Nom du client / Nom de l’entreprise du client
Adresse du client
Code postal et Ville

Objet : facture n°xxx en attente de règlement
P.J. : photocopie de la facture n°xxx

Madame ou Monsieur X,

Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas reçu le paiement de la facture n°xxx en date du [insérer la date d’envoi de la facture], d’un montant de [insérer le montant de la facture]. Celle-ci est arrivée à échéance le [insérer la date d’échéance].

L’échéance étant dépassée, nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation dans les meilleurs délais. Vous trouverez ci-joint une copie de la facture n°xxx. Si le règlement a été adressé avant la réception de ce courrier, nous vous prions de ne pas en tenir compte.

Nous restons à votre disposition en cas d’éventuelles questions.

Vous remerciant par avance, nous vous prions d’agréer, Madame ou Monsieur X, l’expression de nos salutations distinguées.

Signature
Prénom NOM


En général, le retard prend fin à la première lettre de relance. Si la créance n’a toujours pas été réglée 15 jours après l’envoi de cette relance, il vous faut rédiger une deuxième lettre de relance, plus ferme que la première.

Voici un modèle de deuxième lettre de relance :


Nom de votre entreprise
Adresse de votre entreprise
Code postal et Ville
Téléphone
E-Mail
N°Siret
Nom du client / Nom de l’entreprise du client
Adresse du client
Code postal et Ville

Objet : dernier rappel de paiement de la facture n°xxx
P.J. : photocopie de la facture n°xxx

Madame ou Monsieur X,

Nous constatons que vous n’avez pas donné suite à notre précédent rappel et que vous n’avez toujours pas payé la facture n°xxx en date du [insérer la date d’envoi de la facture] et d’un montant de [insérer le montant de la facture].

Si le règlement ne nous parvient pas sous huit jours, nous transmettrons ce dossier à notre conseil juridique qui mettra en œuvre toutes les démarches nécessaires au recouvrement de notre créance.

Dans l’attente d’un règlement, nous vous prions d’agréer, Madame ou Monsieur X, nos salutations distinguées.

Signature
Prénom NOM

Téléchargez ce modèle de lettre de relance de paiement de facture ainsi qu’un modèle de seconde lettre de relance.

Retrouvez également nos autres modèles :

La relance de facture impayée par Dimpl

A quoi sert Dimpl ?

Dimpl se charge de vous faire oublier les factures impayées en réglant 90% de leur montant à la date d’échéance prévue. Nous sommes un service en ligne d’assurance à la facture pour les TPE et PME françaises.

En plus de régler vos factures à l’échéance, nous prenons en charge le recouvrement de vos impayés pour les factures assurées sur notre plateforme, en respectant votre relation client. Une fois votre facture réglée, nous vous versons les 10% restants. Et en cas d’impayé ? Vous conservez les 90% !

Comment ça marche ?

  1. Commencez par vérifier l’éligibilité de votre facture au service Dimpl via notre simulateur.
  2. En quelques minutes, vous recevez une réponse par mail sur l'éligibilité de votre facture. Elle est éligible ? Assurez-la directement !
  3. Dans votre tableau de bord Dimpl “FACTURES”, cliquez sur le bouton “Couvrir” pour protéger votre facture contre les retards et les défauts de paiement.
  4. Lisez le contrat d’assurance et déclarez avoir pris connaissance des termes de l’assurance et certifiez que cette créance ne fait pas l’objet d’un litige avant de cliquer sur “Accepter”.
  5. Ça y est, votre facture est couverte contre les impayés ! Vous recevrez 90% de son montant à l’échéance.
  6. En cas de retard de paiement, Dimpl prend en charge les relances clients à votre place, de façon professionnelle et courtoise.

Pourquoi souscrire cette solution ?

  • vous confiez vos relances clients à Dimpl, ce qui réduit la charge de travail de vos équipes tout en préservant vos relations commerciales
  • vous êtes assurés d’être payé à l’échéance à hauteur de 90% en cas de retard de paiement
  • vous conservez les 90% même si votre client fait défaut
  • vous restez propriétaire de votre créance et gardez le contrôle sur votre relation client
  • vous payez un tarif unique, transparent et tout inclus fixé au moment de l’assurance de votre facture
  • vous bénéficiez d’un accompagnement expert, à la fois courtois mais ferme, toujours dans votre intérêt.

Combien ça coûte ?

La relance des factures impayées fait partie de notre prestation globale d’assureur. Le pourcentage varie selon le volume de factures assurés avec Dimpl et leur montant total mensuel. Le taux oscille entre 1,2 et 2% HT.

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"La principale inquiétude de nos clients startup c'est le cash flow. Dimpl apporte de la sérénité au CEO qui peut se concentrer sur sa croissance"
Raphaël, CEO de Dimpl
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Paiement à échéance, recouvrement externalisé et assurance impayé.

Questions fréquentes sur la relance de facture

Combien de relances de paiement peut-on faire ?

Il est possible de relancer jusqu’à 3 fois votre client avant de passer à l’envoi d’une lettre de mise en demeure. Habituellement, la première relance suffit à régler le litige. Il n’est pas obligatoire d’envoyer votre lettre de relance en courrier recommandé avec accusé de réception, mais c’est une méthode plus sûre si vous craignez que votre client soit de mauvaise foi. Le recommandé constitue une preuve de votre envoi. ⚠ Attention : les relances répétées et agressives sont punissables par une amende de 4e classe (135€).

Que faire en cas d’échec de la relance de règlement ?

Si votre client ne donne pas suite à votre première relance de paiement client, vous avez le choix entre envoyer une deuxième puis une troisième lettre de relance ou envoyer une mise en demeure. La lettre de mise en demeure est obligatoire avant de saisir les tribunaux.