Ne subissez plus les délais de paiement de vos clients. Ne laissez plus les impayés mettre votre entreprise en péril. En plus d’assurer vos factures, Dimpl gère les relances des factures impayées. Découvrez le processus de relance en cas de retard de paiement.
Vous vous demandez que faire en cas de facture impayée ? Si votre client n’a toujours pas payé votre créance après l’échéance, vous avez 2 choix : envoyer une lettre de relance du paiement de la facture ou envoyer directement une lettre de mise en demeure à votre client.
D’un point de vue juridique, la relance de facture client n’est pas obligatoire. C'est la première étape amiable avant de lancer des procédures judiciaires pour facture impayée, comme la mise en demeure. Néanmoins, afin de préserver votre relation commerciale et trouver un accord amiable, nous vous conseillons d’envoyer une lettre de relance de facture en premier lieu.
En général, une facture impayée est due à une erreur comptable, un oubli du client ou à une perte de facture. Une simple relance en cas de retard de paiement peut donc amplement suffire, sans nécessiter une mise en demeure, une injonction de payer ou de faire appel à un avocat pour facture impayée. 👍
La relance du règlement client doit être effectuée une fois le délai de paiement dépassé. Vous avez normalement indiqué une date limite dans votre contrat, qui vous sert de référence pour la première relance. Il est important de réagir rapidement face à un impayé car plus le temps passe, plus il peut être compliqué d’être payé. En d'autres termes, relancez votre client dès J+1 la date d'échéance de votre facture.
Cette première relance de paiement amiable a pour objectif de prévenir votre client de son retard, tout simplement. Vous pouvez l’appeler, lui envoyer un e-mail ou une lettre (simple ou recommandée) pour l’avertir de la facture impayée. Bien souvent, c’est un oubli de la part du client et le problème sera réglé en quelques jours.
Il existe un délai de prescription pour engager une action en justice contre votre client en cas d’impayé :
Il reste possible d’effectuer une réclamation de facture non payée après ce délai de prescription. Il sera en revanche impossible d’obliger votre client à payer.
Votre première lettre de relance de facture impayée prévient le client de son retard de paiement. Aucun argument juridique n’est nécessaire à cette étape. Vous ouvrez le dialogue avec votre client pour éviter un conflit. Employez un ton courtois et poli pour l’avertir de son retard, sans l’attaquer au risque d’être contre-productif.
Votre lettre de relance doit contenir les éléments suivants :
La lettre de relance peut être envoyée par e-mail ou par courrier simple ou recommandé. Néanmoins, la lettre recommandée avec accusé de réception est une valeur sûre si vous craignez que votre client soit de mauvaise foi. Elle prouve que votre client a bien reçu votre relance.
Pour vous aider, nous vous proposons une lettre type de relance de paiement ci-dessous. En PDF téléchargeable, vous trouverez également un exemple de deuxième relance de facture.
Nom de votre entreprise
Adresse de votre entreprise
Code postal et Ville
Téléphone
E-Mail
N°Siret
Nom du client / Nom de l’entreprise du client
Adresse du client
Code postal et Ville
Objet : facture n°xxx en attente de règlement
P.J. : photocopie de la facture n°xxx
Madame ou Monsieur X,
Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas reçu le paiement de la facture n°xxx en date du [insérer la date d’envoi de la facture], d’un montant de [insérer le montant de la facture]. Celle-ci est arrivée à échéance le [insérer la date d’échéance].
L’échéance étant dépassée, nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation dans les meilleurs délais. Vous trouverez ci-joint une copie de la facture n°xxx. Si le règlement a été adressé avant la réception de ce courrier, nous vous prions de ne pas en tenir compte.
Nous restons à votre disposition en cas d’éventuelles questions.
Vous remerciant par avance, nous vous prions d’agréer, Madame ou Monsieur X, l’expression de nos salutations distinguées.
Signature
Prénom NOM
En général, le retard prend fin à la première lettre de relance. Si la créance n’a toujours pas été réglée 15 jours après l’envoi de cette relance, il vous faut rédiger une deuxième lettre de relance, plus ferme que la première.
Voici un modèle de deuxième lettre de relance :
Nom de votre entreprise
Adresse de votre entreprise
Code postal et Ville
Téléphone
E-Mail
N°Siret
Nom du client / Nom de l’entreprise du client
Adresse du client
Code postal et Ville
Objet : dernier rappel de paiement de la facture n°xxx
P.J. : photocopie de la facture n°xxx
Madame ou Monsieur X,
Nous constatons que vous n’avez pas donné suite à notre précédent rappel et que vous n’avez toujours pas payé la facture n°xxx en date du [insérer la date d’envoi de la facture] et d’un montant de [insérer le montant de la facture].
Si le règlement ne nous parvient pas sous huit jours, nous transmettrons ce dossier à notre conseil juridique qui mettra en œuvre toutes les démarches nécessaires au recouvrement de notre créance.
Dans l’attente d’un règlement, nous vous prions d’agréer, Madame ou Monsieur X, nos salutations distinguées.
Signature
Prénom NOM
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Il est possible de relancer jusqu’à 3 fois votre client avant de passer à l’envoi d’une lettre de mise en demeure. Habituellement, la première relance suffit à régler le litige. Il n’est pas obligatoire d’envoyer votre lettre de relance en courrier recommandé avec accusé de réception, mais c’est une méthode plus sûre si vous craignez que votre client soit de mauvaise foi. Le recommandé constitue une preuve de votre envoi. ⚠ Attention : les relances répétées et agressives sont punissables par une amende de 4e classe (135€).
Si votre client ne donne pas suite à votre première relance de paiement client, vous avez le choix entre envoyer une deuxième puis une troisième lettre de relance ou envoyer une mise en demeure. La lettre de mise en demeure est obligatoire avant de saisir les tribunaux.