Les guides du thème
Facture impayée : que faire ?

Modèle de lettre de rappel de paiement

Temps de lecture : 4 minutes
Publié le
30/9/2021
par
Edouard Hocdé

Il est fréquent qu’un client ait du retard dans le paiement de ses créances. Avant de débuter une procédure de recouvrement, rédigez d’abord une lettre de rappel de règlement de facture. Dimpl vous propose un modèle de rappel de paiement de facture pour vous aider dans cette démarche.

La lettre de rappel de paiement : modèle type

La relance de facture impayée démarre dès que la date d'échéance est dépassée : faites un rappel de facture dès le lendemain de la date d’échéance si vous n’avez pas encore reçu de paiement. Si la première relance peut se faire par téléphone, nous vous recommandons de privilégier l’e-mail ou la lettre de rappel de paiement pour conserver une trace écrite de vos échanges. Comment faire un rappel de facture ? ⬇

Aller à la section
Les éléments obligatoires

Modèle de lettre de rappel de paiement :


Nom de votre entreprise
Adresse de votre entreprise
Code postal et Ville
Téléphone
E-Mail
N°Siret

Nom du client / Nom de l’entreprise du client
Adresse du client
Code postal et Ville

Fait à [ville], le [date]

Objet : facture n°xxx en attente de règlement
P.J. : photocopie de la facture n°xxx

Madame ou Monsieur X,

Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas reçu le paiement de la facture n°xxx en date du [insérer la date d’envoi de la facture], d’un montant de [insérer le montant de la facture]. Celle-ci est arrivée à échéance le [insérer la date d’échéance].

L’échéance étant dépassée, nous vous demandons de bien vouloir régulariser cette situation dans les meilleurs délais. Vous trouverez ci-joint une copie de la facture n°xxx. Si le règlement a été adressé avant la réception de ce courrier, nous vous prions de ne pas en tenir compte.

Nous restons à votre disposition en cas d’éventuelles questions.

Vous remerciant par avance, nous vous prions d’agréer, Madame ou Monsieur X, l’expression de nos salutations distinguées.

Prénom NOM
Signature


Lettre sur-mesure : les éléments minimum obligatoires

D’un point de vue juridique, la lettre de relance n’a pas de caractère obligatoire. Vous pouvez directement adresser une lettre de mise en demeure à votre client pour débuter une procédure de recouvrement judiciaire.

Néanmoins, l’envoi d’un rappel de paiement de factures impayées est systématique face à un retard de paiement, pour préserver la relation client. Cette relance permet de déterminer la raison du retard : oubli de paiement, perte de la facture, difficultés financières, litige, etc.

Aller à la section
Les bonnes pratiques de gestion

La lettre de rappel de paiement ne nécessite pas de formalisme particulier, elle peut être envoyée par e-mail, par courrier simple ou par courrier recommandé. Voici les informations qu’elle doit contenir :

  • vos coordonnées,
  • les coordonnées de votre client,
  • le numéro et la date de la facture impayée,
  • les produits ou services concernés par la créance,
  • le montant de la facture,
  • les pénalités de retard si le client est un professionnel,
  • le délai fixé pour régler la facture,
  • votre signature.

N’oubliez pas de joindre une copie de la facture impayée dans votre courrier ou dans votre e-mail.

Si votre lettre de rappel de paiement de facture doit être ferme, elle ne doit toutefois pas être agressive. Restez cordial et bienveillant : il s’agit peut-être simplement d’un contre-temps. Faites en sorte de préserver vos relations commerciales, avant d’enclencher une procédure de recouvrement judiciaire si votre client refuse de payer.

Vous connaissez Dimpl ?
90% du montant de la facture perçu à l'échéance, quoi qu'il arrive.

Les bonnes pratiques lors de l'envoi de la lettre de relance

Quand envoyer la lettre de rappel pour facture impayée ?

Vous pouvez envoyer un rappel de paiement de facture dès que celle-ci est arrivée à échéance. Néanmoins, un simple appel téléphonique peut parfois suffire à déclencher le paiement de votre client. S’il ne répond pas à votre appel ou ne règle pas votre facture, n’hésitez pas à envoyer rapidement un mail de rappel de facture ou une lettre de relance par courrier. Vous avez la possibilité d’effectuer plusieurs relances avant d’envoyer une mise en demeure. Si votre client est un particulier, le délai de prescription est de 2 ans. Si votre client est un professionnel, le délai de prescription est de 5 ans. Ne laissez pas traîner vos factures impayées.

Courrier recommandé ou mail ?

Le rappel de facture n’a pas de caractère obligatoire ni de valeur juridique. Vous êtes donc libre de choisir la méthode de contact que vous préférez : appel téléphonique, mail, courrier simple ou courrier recommandé. Attention, en cas de procédure de recouvrement judiciaire, seuls les documents écrits seront pris en compte par le juge. Nous vous recommandons ainsi de privilégier le rappel de facture impayée par mail ou par courrier.

Deuxième lettre de relance

Votre première lettre de rappel de paiement est restée sans réponse ? Envoyez une deuxième relance environ 15 jours après. Insistez sur le fait que c’est la deuxième fois que vous demandez à votre client de régler sa créance.

Troisième lettre de relance

A ce stade, vous pourriez passer directement à la mise en demeure, mais selon votre relation client, il peut être intéressant d’envoyer une dernière lettre de rappel de facture. Précisez une nouvelle fois que c’est votre troisième tentative d’obtenir le paiement de votre facture. Vous pouvez être plus ferme, mais ne tombez pas dans l’agressivité.

La mise en demeure

La mise en demeure est la dernière étape d’un recouvrement amiable avant de passer à la procédure judiciaire de recouvrement. C’est une lettre envoyée en recommandé avec accusé de réception, qui doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires. La mise en demeure est un pré-requis avant de passer au recouvrement judiciaire.

Les pénalités de retard

Si votre client professionnel refuse d’honorer le paiement de votre facture, vous êtes en droit de réclamer des pénalités de retard (Source) et une indemnité forfaitaire de 40€ pour les frais de recouvrement de la facture impayée. Les pénalités de retard s’appliquent dès le premier jour de retard.

Précautions à prendre

❌ Plusieurs précautions doivent être prises lorsque vous envoyez vos lettres de relance. L’envoi de relances répétées et agressives peut notamment être puni par la loi, avec une contravention de 4ème classe. L’emploi de termes judiciaires dans vos relances est illégal : seul un juge ou un huissier de justice peut présenter ce type d’écrits. Vous risquez 1 an de prison et 15 000€ d’amende.

La menace de divulguer une information pour recevoir votre paiement ou d’inscrire le client sur une base de données recensant dans un fichier le nom des clients n’ayant pas payé leur dette constitue du chantage. Vous pouvez être puni de 5 ans d’emprisonnement et de 75 000€ d’amende.

Communiquer la facture impayée à d’autres personnes ou leur demander de payer la créance de votre client constitue une atteinte à la vie privée. Vous pouvez être puni d’un an d’emprisonnement et de 45 000€ d’amende.

Découvrez Dimpl : l'assurance à la facture contre les retards et les impayés

Vous craignez les retards et les défauts de paiement ? Faites confiance à Dimpl, un service en ligne d’assurance à la facture pour les TPE et PME françaises. L’assurance de facture vous permet d’anticiper d’éventuels problèmes de trésorerie causés par une facture impayée.

Dimpl vous permet d’assurer votre facture jusqu’à 10 jours avant la date d’échéance. En cas de retard de paiement, nous vous versons 90% du montant de la facture à l’échéance. Nous prenons ensuite en charge vos relances en envoyant des rappels de paiement réguliers à vos clients, dans le respect de votre relation commerciale. Notre objectif est de récupérer votre argent tout en préservant votre relation client, avec un recouvrement amiable. 👍

Une fois votre facture réglée, vous recevez les 10% restants. En cas de défaut de paiement, pas de panique : vous conservez les 90% d’indemnité versés et vous n’avez rien à nous rembourser. De notre côté, nous transmettons votre dossier client à notre partenaire Euler Hermes, leader du recouvrement commercial.

Bénéfices de l'externalisation des relances et du recouvrement

Externalisez vos relances clients et la procédure de recouvrement grâce à Dimpl. L’externalisation vous offre de nombreux avantages :

✔️ réaliser des économies et gagner 27 jours de trésorerie par facture,

✔️ bénéficier d’un service externe dédié au recouvrement de vos créances,

✔️ maximiser les chances de récupérer votre argent grâce à des spécialistes,

✔️ gagner en efficacité et en productivité,

✔️ permettre à vos équipes de se concentrer sur leur coeur de métier,

✔️ préserver vos relations clients grâce à une équipe de recouvrement qui adapte sa méthodologie à chaque facture, de façon bienveillante et avec le sourire,

✔️ conserver la maîtrise de sa relation client en restant propriétaire de votre créance

✔️ profiter de conseils juridiques liés au recouvrement de vos factures impayées grâce à nos juristes,

✔️ demander un suivi des encours clients plus important et augmenter le nombre d’actions de recouvrement,

✔️ limiter au maximum le recours à une procédure de recouvrement judiciaire.

Prenez rendez-vous avec Guillaume et découvrez le fonctionnement de Dimpl (10 minutes max, promis)
"La principale inquiétude de nos clients startup c'est le cash flow. Dimpl apporte de la sérénité au CEO qui peut se concentrer sur sa croissance"
Raphaël, CEO de Dimpl
Maintenant vous connaissez Dimpl.
Paiement à échéance, recouvrement externalisé et assurance impayé.

Toutes les questions sur le rappel de paiement

Comment effectuer des relances clients ?

Une fois que votre facture est arrivée à échéance, si elle n’a toujours pas été réglée, vous devez envoyer une relance à votre client. La relance peut prendre la forme d’un appel téléphonique, d’un mail ou d’un courrier. La première relance peut être effectuée dès le lendemain de l’échéance.

Quel est le délai de prescription d’une facture ?

Le délai de prescription est de 2 ans lorsque le débiteur est un particulier, et de 5 ans lorsque le débiteur est un professionnel, une société commerciale ou un commerçant. Envoyez donc rapidement votre lettre de rappel de paiement, car après le délai de prescription vous ne pourrez plus saisir les tribunaux.