Les guides du thème
Facture impayée : que faire ?

Les procédures amiables et judiciaires de relance de facture

Temps de lecture : 6 minutes
Publié le
30/9/2021
par
Arnaud Redor

Votre entreprise subit des retards de paiement et vous ne savez pas quoi faire pour être payé ? Si vous vous demandez comment relancer un client pour un paiement, consultez notre guide pour connaître la procédure de relance de facture et récupérer votre argent.

Les étapes de la relance des factures impayées

Les procédures de relance des factures impayées demandent d’une méthodologie précise. Les étapes doivent être suivies dans l’ordre, surtout si vous atteignez les procédures judiciaires de recouvrement de paiement. Alors, comment relancer une facture impayée ?

Aller à la section
Les procédures amiables

Etape 1 : la conciliation

La première étape de la procédure de relance de facture est la conciliation avec le débiteur. Vous devez d’abord avertir votre client qu’il n’a pas réglé sa facture à la date d’échéance. L’objectif n’est pas de l’attaquer mais de favoriser le dialogue et de comprendre la raison du retard de paiement.

Nous vous recommandons de lui envoyer un e-mail ou de lui téléphoner pour lui rappeler avec courtoisie et bienveillance que votre facture n’a pas été payée. Choisissez de préférence l’e-mail pour conserver une trace écrite de votre conversation, par précaution.

Etape 2 : la relance

La conciliation ne donne rien, ou votre client n’est pas joignable ? Il est temps de passer à la deuxième étape : la relance. Envoyez-lui une lettre de relance, plutôt par courrier recommandé avec accusé de réception. Elle n’a pas de véritable valeur juridique mais elle prouve à votre client que vous suivez rigoureusement le paiement de vos factures.

Dans votre lettre, rappelez la date d’échéance de la facture, les prestations réalisées et le montant de la créance. Restez factuel et courtois, sans faire appel à des textes de lois pour la première relance.

La lettre de relance peut être renouvelée deux fois.

Etape 3 : la mise en demeure

Si vos lettres de relance n’aboutissent pas au règlement de votre créance, il est nécessaire d’en arriver à la mise en demeure. Il s’agit de l’ultime étape du recouvrement amiable. La mise en demeure doit préciser à votre interlocuteur que votre entreprise va recourir à la voie judiciaire en cas d’absence de paiement dans le délai convenu. Elle doit obligatoirement être envoyée en lettre recommandée avec accusé de réception.

Contrairement à la lettre de relance, la mise en demeure possède une valeur juridique. C’est un pré-requis pour débuter la procédure de recouvrement judiciaire.

Etape 4 : le recouvrement judiciaire

La lettre de mise en demeure n’a aucun effet sur votre client ? Alors, l’étape du recouvrement judiciaire peut débuter. Vous avez la possibilité de faire appel à un cabinet de recouvrement qui s’occupera des démarches.

Vous avez 3 possibilités de recouvrement judiciaire, selon la nature du client et le montant de la créance :

Etape 5 : l’intervention de l’huissier de justice

L’huissier de justice intervient à la suite du recouvrement judiciaire. Il prend les mesures d’exécution à l’encontre du débiteur et fait appliquer la décision du juge.

Les procédures amiables de relance des impayés

Afin de préserver vos relations commerciales, débutez par une procédure de recouvrement amiable des impayés. L’objectif est de rappeler à votre client son retard de paiement pour obtenir le recouvrement de votre facture sans entacher votre relation.

Aller à la section
Les procédures judiciaires

La lettre de relance

Comment relancer un client pour une facture ? En commençant par une lettre de relance qui notifie à votre débiteur l’arrivée à échéance de votre facture. La lettre de relance n’a pas de valeur juridique, il n’est donc pas nécessaire d’y faire figurer des textes de loi. Rappelez simplement le montant de la facture, les prestations réalisées et la date d’échéance.

Dans la majorité des cas, le retard de paiement provient d’un oubli ou d’une perte de facture. Certaines entreprises peuvent également rencontrer des difficultés financières : dans ce cas, pourquoi ne pas accorder un délai de paiement supplémentaire à votre client, ou échelonner la facture ? Il arrive cependant que le client refuse de régler sa dette. Dans ces conditions, il est nécessaire d’envoyer une lettre de mise en demeure.

La lettre de mise en demeure

La lettre de mise en demeure fait office de dernier avertissement pour votre client, en l’absence de réponse de sa part ou du refus de payer. Elle doit obligatoirement être envoyée en courrier recommandé avec accusé de réception. La mise en demeure possède une valeur juridique, elle doit ainsi comporter toutes les mentions obligatoires. Son envoi est un prérequis pour pouvoir entamer une procédure de recouvrement judiciaire et saisir les tribunaux.

Si ce dernier avertissement ne suffit pas à convaincre votre débiteur de régler sa facture, vous pourrez engager une procédure judiciaire pour facture impayée.

Vous connaissez Dimpl ?
90% du montant de la facture perçu à l'échéance, quoi qu'il arrive.

Les procédures judiciaires du recouvrement

Le recouvrement judiciaire intervient dans un second temps, si la procédure de recouvrement amiable a été insuffisante. Le recouvrement judiciaire a pour objectif de forcer le débiteur à régler ses dettes. Vous devez obtenir un titre exécutoire afin que votre client soit tenu de payer votre facture. Il existe 3 procédures de recouvrement judiciaire : l’injonction de payer, le référé-provision et l’assignation en paiement. ⚖️

La procédure d’injonction de payer

La procédure d’injonction de payer est simple et accessible. Vous devez rédiger une requête en injonction de payer, qui contient ces informations :

  • Dénomination et siège social de l’entreprise contre laquelle la demande est formée,
  • Objet de la demande,
  • Montant de la somme réclamée avec le décompte des éléments de la créance et le fondement de celle-ci,
  • Pièces justificatives prouvant le bien-fondé de la demande (bon de commande, contrat, facture impayée, lettre de mise en demeure, etc).

Cette demande doit être envoyée au greffe de la juridiction compétente avant la fin du délai de prescription (5 ans). La requête peut être remise par vous-même, par un avocat ou par un huissier de justice.

Pour décider de rendre une ordonnance d’injonction de payer, le juge se base sur les éléments de preuve fournis. Le créancier dispose du droit de s’opposer à l’ordonnance. Si le conflit n’est pas réglé par l’injonction de payer, vous devrez vous tourner vers l’assignation en paiement.

Le référé-provision

Le référé-provision est une procédure permettant de réclamer le paiement rapide et à bas coût d’une créance. Cependant, elle est soumise à une condition : la créance ne doit pas être “sérieusement contestable”, c’est-à-dire qu’il vous faut des éléments de preuve suffisants pour démontrer que le débiteur a une dette non réglée à votre égard.

Le juge peut alors rendre une ordonnance “exécutoire de plein droit à titre provisoire”. Vous pourrez alors signifier l’ordonnance à votre client pour lui demander le règlement immédiat de la créance. Si votre requête est refusée, vous avez la possibilité de demander une assignation en paiement.

L’assignation en paiement

Enfin, l’assignation en paiement est la procédure judiciaire classique, qui prend la forme d’un procès. Elle est donc plus longue, plus complexe et plus coûteuse que les autres procédures de recouvrement. Elle résulte généralement de l’échec des autres procédures.

Pour que le juge statue en votre faveur, vous devez prouver que la créance est :

  • certaine : l’existence de la facture est incontestable ;
  • liquide : le montant de la créance peut être évalué ;
  • exigible : la date d’échéance est passée.

Le tribunal peut ainsi condamner le débiteur à régler votre facture et des intérêts moratoires. En cas de refus persistant de votre client, vous pouvez faire appel à un huissier qui réalisera des saisies sur le patrimoine du débiteur.

Externalisez votre recouvrement à l'équipe Dimpl

Vous craignez de confier votre procédure de relance et de recouvrement à un cabinet de recouvrement ? Il est vrai que ces professionnels peuvent être abrupts voire désagréables avec vos clients en cas de facture impayée. Cela peut mettre à mal vos relations commerciales.

Chez Dimpl, service en ligne d’assurance à la facture pour les TPE/PME, préserver votre relation client fait partie de nos objectifs majeurs. Nous sommes attentifs à votre situation et à celle de votre débiteur pour adapter nos relances. Chaque facture a sa propre méthodologie !

Dans un premier temps, les retards de paiement ont peu d’impact sur votre trésorerie car nous réglons 90% du montant des factures assurées à la date d’échéance. Dans un second temps, nous prenons en charge les relances, avec le sourire et dans le respect de votre relation commerciale. Une fois votre facture réglée, vous recevez les 10% restants. 💸

Malgré nos relances pendant 60 jours, votre client refuse toujours de régler ses dettes ? Vous conservez les 90% d’indemnité que nous vous avons versé. De notre côté, nous transmettons votre dossier à notre partenaire leader du recouvrement, Euler Hermes, qui lance une procédure de recouvrement judiciaire.

Prenez rendez-vous avec Guillaume et découvrez le fonctionnement de Dimpl (10 minutes max, promis)
"La principale inquiétude de nos clients startup c'est le cash flow. Dimpl apporte de la sérénité au CEO qui peut se concentrer sur sa croissance"
Raphaël, CEO de Dimpl
Maintenant vous connaissez Dimpl.
Paiement à échéance, recouvrement externalisé et assurance impayé.

Toutes les questions sur la procédure de relance de facture

Comment gérer les impayés ?

Il y a 4 étapes pour gérer les impayés. La première étape est la conciliation, où l’on informe le client de la situation par téléphone ou par mail. La deuxième étape est la relance, pour proposer un nouveau délai de paiement au débiteur. La lettre de relance peut être renouvelée plusieurs fois. La troisième étape est la mise en demeure, un courrier recommandé avec accusé de réception plus formel et ferme que la lettre de relance. C’est un pré-requis avant le recouvrement judiciaire. Enfin, la quatrième étape est le recouvrement judiciaire.

Comment éviter les impayés ?

Adoptez plusieurs réflexes pour éviter les factures impayées. Commencez par vous renseigner sur la solvabilité du client avant de débuter votre relation commerciale. Négociez en amont les conditions de paiement et faites signer vos conditions générales de vente avant de commencer la prestation. Relancez votre client avant l’échéance, puis de façon régulière s’il est en retard de paiement.