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Facture impayée : que faire ?

Modèle d’e-mail de relance de facture impayée

Temps de lecture : 5 minutes
Publié le
30/9/2021
par
Arnaud Redor

Pour relancer une facture, vous hésitez à envoyer un mail ou une lettre recommandée ? Un mail est suffisant pendant la procédure de recouvrement amiable. Retrouvez un modèle de relance de facture impayée par mail pour vous aider.

L’e-mail de rappel de paiement : modèle type

Pour un premier message de relance de facture impayée, vous pouvez choisir le courrier traditionnel ou l’e-mail. Moins solennel, le mail est parfaitement adapté aux relances de paiement tout en vous permettant de conserver une trace écrite de vos échanges. La relance de facture impayée par mail répond à deux enjeux : débuter la procédure de recouvrement amiable et préserver la relation client. 👍

Voici un exemple de mail de relance client pour une facture impayée :

A : E-mail de votre destinataire
Objet : Relance d’impayé - facture n°[numéro de la facture]

Bonjour Mme ou M. [nom de l’interlocuteur],

Sauf erreur ou omission de notre part, nous constatons que la facture n° [numéro de la facture], datée du [date de la facture] pour un montant de [montant de la facture], est arrivée à échéance le [date d’échéance]. Or, nous sommes toujours en attente de votre paiement.

Pouvez-vous procéder au règlement de cette facture dans les plus brefs délais ?
En cas de perte, vous la trouverez en pièce jointe de ce mail.

En vous remerciant par avance, Bien à vous,

[Prénom Nom]
[Téléphone]

E-mail de relance : les composants essentiels

D’un point de vue légal, la relance de facture impayée par mail n’est pas obligatoire. Si vous le souhaitez, vous avez la possibilité de rédiger directement une lettre de mise en demeure à votre client sans même envoyer de lettre de relance par courrier.

Toutefois, pour préserver votre relation commerciale, nous vous recommandons de débuter la procédure de recouvrement des impayés par une simple demande de paiement d’une facture par mail. Plus courtoise qu’une mise en demeure, elle a l’avantage de ne pas braquer votre client en l’invitant à régler sa créance en retard.

Le contenu de votre mail de relance n’est pas régi par des obligations légales, mais certaines informations doivent absolument apparaître pour aider votre client :

  • le numéro de la facture,
  • la date d’émission de la facture,
  • le montant de la facture,
  • les prestations réalisées,
  • la date d’échéance de paiement,
  • les éventuelles pénalités de retard appliquées,
  • le délai supplémentaire accordé,
  • les renseignements relatifs aux modalités de paiement : coordonnées, RIB, lien vers une plateforme pour payer en ligne, etc.

Votre relance de paiement client par mail doit être cordiale mais ferme. Ne soyez pas agressif pour conserver une bonne relation commerciale. Soyez clair et allez droit au but : votre client a du retard dans son paiement et vous lui demandez de vous payer rapidement. N’oubliez pas de joindre une copie de la facture impayée dans votre mail.

E-mail de relance : quelle validité face à la loi ?

La relance de facture impayée n’est pas une obligation juridique, il n’y a donc pas de moyen de contact plus légitime qu’un autre. Téléphone, mail, lettre simple ou lettre recommandée : toutes ces prises de contact sont valables pour relancer un client. Néanmoins, un message écrit permet de conserver une preuve des échanges, contrairement à l’appel téléphonique.

D’après le Code Civil, un message électronique a la même valeur juridique qu’un courrier manuscrit s’il comporte une signature électronique. Cependant, un mail simple, c’est-à-dire non certifié, peut également être utilisé comme preuve en cas de procédure de recouvrement judiciaire.

✅ Le mail de relance pour un règlement de facture est donc tout aussi valide qu’une lettre recommandée.

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Automatiser sa facturation grâce au numérique

La gestion de facturation est une tâche chronophage qui augmente en importance avec le développement de votre activité. Automatisez votre processus de facturation grâce aux outils digitaux.

Traiter les factures rapidement

Automatiser le processus de facturation permet un traitement plus rapide des factures tout en faisant gagner du temps à vos collaborateurs. Plus vous avez de factures à gérer, plus vous économisez du temps. Une fois que l’automatisation est mise en place, vous n’avez plus besoin de vous occuper de votre facturation. Attention toutefois à bien suivre les encaissements pour éviter les envois intempestifs.

Éviter les erreurs de saisie

En supprimant le facteur humain des potentielles sources d’erreurs, le nombre d’erreurs de saisie comptable sont considérablement diminuées. La digitalisation permet à la fois de gagner du temps, de l’argent et d’éviter les erreurs de saisie. Terminé, les données saisies plusieurs fois, les acomptes payés 2 fois ou les oublis de paiement !

Sécuriser le processus

L’environnement numérique apporte plus de sécurité qu’une gestion papier de la facturation. Les logiciels de facturation sont notamment inaltérables, ce qui limite les risques de fraude. L’automatisation de la facturation permet d’envoyer les factures et les relances au bon moment, sans nécessiter de présence humaine.

Gérer les relances automatiquement

Vérifier l’état des paiements et rédiger des mails de relance sont des tâches chronophages à faible valeur ajoutée. L’automatisation des relances de factures impayées vous permet de gagner un temps considérable, en étant à jour dans vos relances clients.

Archiver facilement votre facturation

Plus facile que les documents physiques, l’archivage des documents numériques se fait en quelques secondes voire automatiquement. La gestion de la facturation numérique ne nécessite ni espace ni temps de classement.

Bénéficier d’une plateforme de gestion de vos factures

Avec la solution Dimpl, vous bénéficiez d’une interface professionnelle de gestion des factures de votre société. Vous y avez accès ainsi que vos débiteurs pour suivre l’état des factures. La plateforme Dimpl se connecte directement à vos outils de comptabilité.

Déléguez la relance des impayés avec Dimpl

Oubliez vos créances et vos relances grâce à la solution de Dimpl. Nous sommes un service en ligne d’assurance à la facture pour les TPE et PME françaises. L’objectif de l’assurance à la facture ? Anticiper des problèmes de trésorerie du fait d’un retard de paiement en vous assurant un règlement à l’échéance. 💸

Le principe est simple : vous pouvez assurer votre facture jusqu’à 10 jours avant sa date d’échéance. Votre client est en retard ? Demandez à ce que Dimpl vous paye et nous vous versons 90% du montant de la facture le jour de l’échéance. Notre équipe chargée du recouvrement prend alors en charge vos relances client avec le sourire, dans le respect de votre relation client pendant 60 jours.

Une fois que votre facture est réglée par votre client, vous recevez les 10% restants. S’il refuse de payer, vous n’avez rien à nous rembourser : vous conservez les 90% d’indemnité. Nous transmettons alors le dossier à notre partenaire Euler Hermes pour une procédure de recouvrement judiciaire.

Déléguer la relance des impayés à Dimpl est un jeu d’enfant, qui vous promet de nombreux avantages :

✔️ Gagner 27 jours de trésorerie par facture,

✔️ Bénéficier d’un service de relance amiable sur-mesure dédié à votre recouvrement,

✔️ Maximiser les chances de récupérer votre argent grâce à nos juristes spécialisés,

✔️ Gagner en efficacité et en productivité,

✔️ Réduire la charge de travail de votre équipe admin,

✔️ Préserver vos relations clients grâce à une équipe de recouvrement qui adapte sa méthodologie à la vôtre pour relancer vos clients,

✔️ Conserver la maîtrise de votre relation client en restant propriétaire de votre créance,

✔️ Profiter de conseils juridiques liés au recouvrement de vos factures impayées,

✔️ Demander un suivi des encours clients plus important et augmenter le nombre d’actions de recouvrement,

✔️ Limiter les recours à une procédure de recouvrement judiciaire, en laisser la gestion à Dimpl lorsque c’est nécessaire.

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Toutes les questions sur la relance de facture impayée par mail

Quel délai pour présenter une facture ?

La facture doit être envoyée dès la livraison des produits ou dès la prestation de service. Un différé de 15 jours de facturation est autorisé pour les nécessités de la gestion administrative des sociétés.

Quel délai pour réclamer le paiement d’une facture ?

Le créancier dispose d’un délai de 5 ans lorsque le débiteur est un professionnel, un commerçant ou une société commerciale. Le délai est réduit à 2 ans si le débiteur est un consommateur.