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Gestion des impayés : bonnes pratiques et procédure

Temps de lecture : 5 minutes
Publié le
30/9/2021
par
Edouard Hocdé

Quelle est la meilleure procédure de gestion des impayés ? Que vous ayez à faire face à une facture impayée d’une somme résiduelle ou au contraire qu’il s’agisse d’un très gros montant mettant à mal votre entreprise, vous devez réagir. Nous vous présentons ici les différentes solutions à votre disposition.

Le traitement des impayés “by the book”

Conciliation, relance amiable, mise en demeure ou procédure judiciaire... que faire en cas d'impayé ? Les options de traitement des factures non réglées varient en fonction du nombre de jours de retard de paiement, de la solvabilité de votre client et de votre capacité à gérer le recouvrement des impayés. Découvrez les options dont vous disposez pour récupérer le montant d’une facture non réglée.

Bonn à savoir : que dit la loi sur les factures impayées ?

  • Le délai de paiement entre professionnels est situé entre 30 et 60 jours.
  • Pour exiger le paiement d'une facture, le constat de non-paiement n'est pas suffisant : vous devez prouver l'engagement du débiteur, que la livraison a été réalisée (ou la prestation exécutée) et le montant de la créance - au travers de la facture.
  • 3 recours en cas d'impayé : la procédure amiable, la mise en demeure et le recouvrement judiciaire.

#1 La conciliation

Face à une situation d’impayés, votre premier réflexe doit être de lancer une conciliation. Inutile d’adopter un ton menaçant ou d’initier tout de suite une procédure administrative lourde. Un impayé peut ne pas être volontaire et s’expliquer par plusieurs raisons (oubli de la part du service comptable du client, facture perdue, etc.). Ne partez pas du principe que votre client est de mauvaise foi et utilisez la conciliation. Comment ? En appelant ou en contactant le bon interlocuteur, chez votre client, pour débloquer rapidement la situation.

#2 La relance de facture

La première étape de conciliation n’a apporté aucun résultat ? Le moment est alors venu de passer à la deuxième étape : la relance. Pour cela, vous devez rédiger une lettre de relance dans laquelle vous rappelez l’obligation de payer à votre client et vous lui proposez un nouveau délai pour qu’il puisse honorer cette créance. Puisque le délai de paiement initial est dépassé et si les conditions prévues au contrat le permettent, vous pouvez si vous le souhaitez appliquer des indemnités. Sachez qu’il existe des modèles de lettre de relance en cas d’impayés que vous pouvez utiliser.

La relance peut ne pas être unique. Vous avez la possibilité de multiplier les lettres de relance et d’en envoyer deux ou trois pour prouver que vous souhaitez trouver un arrangement et que la dette est toujours à régler.

#3 La mise en demeure

Malgré la phase initiale de conciliation et les lettres de relance, vous n’avez toujours pas reçu les fonds qui vous reviennent ? Alors, la mise en demeure devient incontournable. La mise en demeure est l’ultime étape avant le lancement d’une procédure judiciaire. pour obtenir le règlement. Envoyez votre mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre recommandée électronique avec accusé de réception.

#4 La procédure judiciaire

Si toutes les étapes de relance successive n’ont pas permis de débloquer la situation, alors vous n’avez d’autre choix que d’utiliser la voie judiciaire. Pour cela, une action en justice portée par un huissier ou un cabinet de recouvrement est possible.

Plusieurs recours judiciaires sont possibles selon la situation et notamment selon le montant en jeu : la procédure d’injonction de payer, la procédure d’assignation en paiement ou encore la procédure de référé-provision.

Les solutions de gestion des impayés

Vous travaillez dans un secteur où les retards de paiement sont votre quotidien ? Des solutions existent pour vous aider à mieux gérer vos besoins en trésorerie : étude de solvabilité, affacturage, recouvrement, assurance à la facture... Comparez les avantages et inconvénients de chaque solution pour trouver celle qui convient à votre organisation comptable et à votre secteur d’activité.

Le renseignement commercial et l’étude de solvabilité

Avantages du renseignement commercial :

  • Gratuitement ou pour une somme réduite, vous pouvez trouver sur Internet des informations (parfois limitées) à propos de toutes les entreprises avec lesquelles vous débutez des relations commerciales.
  • Des sociétés spécialisées en renseignement commercial peuvent mener des investigations poussées et vous apporter un score d’évaluation de votre nouveau client.

Inconvénients du renseignement commercial :

  • Le renseignement commercial avec des données de qualité n’est pertinent que pour une nouvelle relation commerciale avec un client majeur générant un chiffre d’affaires qui permet d’effectuer cette vérification coûteuse.
  • La recherche d’information peut parfois être longue et n’est pas adaptée à une prise de décision rapide ou à un engagement immédiat avec un partenaire commercial.

L’affacturage

Avantages de l’affacturage :

  • Grâce à un contrat passé avec un factor, vous pouvez totalement déléguer la gestion de votre poste clients.
  • L’affacturage permet un financement immédiat des factures et sécurise votre trésorerie sans attendre le règlement effectif.

Inconvénients de l’affacturage :

  • En transférant vos créances, vous perdez la main sur votre relation client.
  • L’affacturage représente un coût souvent important et il peut être nécessaire de confier un volume élevé de factures pour bénéficier de remises.

Le recouvrement par une société spécialisée

Avantages du recouvrement :

  • Qu’il s’agisse de recouvrement amiable ou de recouvrement judiciaire, vous pouvez trouver un contrat qui s’adapte à vos besoins.
  • vous pouvez confier l’intégralité des étapes de gestion des impayés, des relances en passant par les renégociations jusqu’au suivi du paiement final.

Inconvénients du recouvrement :

  • Faire appel à une société de recouvrement suppose un prix élevé. En général, la rémunération varie de 10 à 15 % du montant de la facture recouvrée.
  • Le recouvrement constitue une solution qui ne permet pas de préserver la relation commerciale et qui vous déleste totalement de la gestion.

Dimpl : l’assurance à la facture contre les retards de paiement

Pour anticiper un problème d’impayés et ne pas en souffrir en préservant la trésorerie, vous pouvez avoir recours à l’expertise de Dimpl, un service en ligne d’assurance à la facture pour les TPE et PME françaises. Vous pouvez “garantir” vos factures et avoir la certitude de percevoir 90 % de leur montant à la date d’échéance, que votre client ait payé ou non.

  • Alternative à la rigueur parfois pénalisante de l’affacturage,
  • Un tarif réduit par rapport à une assurance crédit complète,
  • Vous restez propriétaire des créances que vous assurez,
  • Nous effectuons les étapes de gestion des impayés en toute transparence,
  • Le recouvrement se fait toujours avec tact et courtoisie.

Nous devenons votre partenaire pour la gestion des impayés, que ce problème soit récurrent ou au contraire assez rare dans votre entreprise.

Les bonnes pratiques comptables

La comptabilité des impayés

Les factures non réglées en comptabilité représentent deux types de créances.

  • Les créances douteuses : les dettes des clients dont la solvabilité est incertaine.
  • Les créances irrécouvrables : les dettes définitivement perdues.

Suivez notre guide sur la comptabilité des factures non réglées pour tout comprendre.

Gérer les mauvais payeurs et se prémunir contre les impayés

Se prémunir d'un impayé est toujours plus rentable que de courir après les créances. Voici quelques tips concrets dont vous retrouvez le détail dans notre guide "Client mauvais payeur : que faire ?"

  • Verrouillez vos Conditions Générales de Vente
  • Spécifiez vos conditions de paiement dans le devis ou le bon de commande
  • Identifiez l'interlocuteur comptable dès le démarrage du contrat
  • Automatisez vos relances préventives et après échéance
  • Facturez des pénalités de retard
  • Soyez rigoureux dans vos démarches de recouvrement, de la relance au recouvrement

Nos principales recommandations pour prévenir les risques d'impayés ?

  1. Vérifiez la solvabilité de vos clients
  2. Imposez un acompte dans vos conditions de paiement
  3. Relancez rapidement vos factures
  4. Souscrivez une assurance contre les impayés

Vous connaissez Dimpl ?
90% du montant de la facture perçu à l'échéance, quoi qu'il arrive.

Fonctionnement et coût de l’assurance à la facture Dimpl

Comment ça marche ?

  1. Vous entrez en relation commerciale avec un nouveau client ou un client déjà connu.
  2. Sur votre espace en ligne Dimpl, vous ajoutez les informations client et celles de la facture.
  3. En quelques clics, nous vous indiquons si votre facture est éligible à l'assurance-crédit.
  4. Si votre facture est éligible, vous pouvez l’assurer jusqu’à 10 jours avant l'échéance.
  5. Vous l’éditez en intégrant les informations du compte de séquestre et vous la faites parvenir à votre client pour règlement en appliquant vos conditions de vente.
  6. Lorsque la date prévue du paiement est arrivée, vous pouvez demander le déblocage de 90 % de la somme directement auprès des services Dimpl si votre client ne vous a pas réglé !
  7. Vous recevez sur votre compte bancaire 90 % de la somme. Notre équipe de conseillers se charge de la gestion des impayés et des éventuelles relances nécessaires auprès de votre client.

Combien ça coûte ?

Le coût de la solution d’assurance crédit Dimpl est calculé selon un pourcentage de la facture assurée. L'assurance sans engagement démarre à 2% du montant HT de la facture. Ce pourcentage est dégressif en fonction du volume de factures assurées.

Prenez rendez-vous avec Guillaume et découvrez le fonctionnement de Dimpl (10 minutes max, promis)
"La principale inquiétude de nos clients startup c'est le cash flow. Dimpl apporte de la sérénité au CEO qui peut se concentrer sur sa croissance"
Raphaël, CEO de Dimpl
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Paiement à échéance, recouvrement externalisé et assurance impayé.

Questions fréquentes sur la gestion des impayés

Peut-on facturer des frais de recouvrement à son client ?

Si vous devez vous lancer seul ou avec l’accompagnement d’une structure dans une procédure de gestion des impayés, il est possible de facturer à votre client des frais de recouvrement. Vous pouvez appliquer l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, dont le montant est fixé par décret (40 €). Mais rien ne vous empêche en complément de facturer une demande d’indemnisation complémentaire en justifiant les frais..

Pourquoi recourir à une solution de recouvrement ?

L’intérêt principal du recouvrement effectué par une société externe est de pouvoir améliorer le processus consistant à réclamer les sommes qui vous sont dues. Grâce à un intermédiaire qui agit en votre nom, vous pouvez gagner du temps et maximiser vos chances d’obtenir les sommes attendues pour ne pas mettre à mal votre trésorerie.