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Facture impayée : que faire ?

Client mauvais payeur : que faire ?

Temps de lecture : 6 minutes
Publié le
30/9/2021
par
Arnaud Redor

Difficultés de trésorerie, litiges plus ou moins légitimes… de nombreuses causes peuvent expliquer un retard de paiement. Découvrez nos conseils pour minimiser l’impact d’un client mauvais payeur… et de mettre toutes les chances de votre côté en cas de conflit.

Encadrez vos factures

Soignez vos conditions générales de ventes

Pour optimiser la gestion des impayés, vous avez la possibilité de mieux “verrouiller” votre facturation, notamment en soignant vos conditions générales de vente (CGV). Les CGV sont éditées et validées par le client à la signature du contrat ou du devis. Elles encadrent la prestation mais définissent également les conditions financières de cette dernière. Ainsi, les CGV vous permettent de mettre par écrit :

  • Le délai de paiement
  • Les conditions de règlement
  • L’impact d’un défaut de paiement sur la prestation
  • L’indemnité forfaitaire de recouvrement
  • Les pénalités de retard
  • La possibilité de réclamer des dommages et intérêts dans le cas de préjudice avéré

Verrouillez les conditions spécifiques du devis ou du bon de commande

Alors que les CGV encadrent de manière générale les conditions de votre activité commerciale, le devis ou bon de commande régit les conditions spécifiques d’une vente ou d’une prestation. Ces documents commerciaux ont une valeur juridique au même titre que les CGV et doivent donc être parfaitement rédigés et complets pour faire foi en cas de litige. Le devis ou bon de commande doit inclure :

  • Le montant spécifique de l’acompte
  • Le délai de paiement si différent de celui de vos CGV
  • L’échéancier de facturation
  • Le rappel que la signature du devis par le client vaut acceptation des CGV

Avoir des factures parfaitement construites et des conditions générales de vente claires est la garantie de ne rien laisser au hasard pour obtenir le paiement de votre facture. En cas de procédure judiciaire de recouvrement, le tribunal saisi pourra plus facilement ordonner le paiement de la créance si tous vos documents sont en règle.

Assurez-vous du paiement de facture

Etape 1 : la vérification de la solvabilité du client

Avant de travailler avec un nouveau client, vous pouvez mener une enquête de solvabilité pour vous assurer de sa bonne santé économique. Cette enquête, que vous pouvez réaliser par vous-même ou avec l’aide d’un professionnel, vise à comprendre si votre client sera capable de régler la facture que vous allez lui faire suivre. Gratuitement ou pour une somme réduite, vous pouvez trouver sur Internet des informations (parfois limitées) à propos de toutes les entreprises avec lesquelles vous débutez des relations commerciales.

Si vous souhaitez faire appel à un professionnel, vous pouvez vous tourner vers des sociétés spécialisées en renseignement commercial. Ils mèneront une enquête poussée et vous indiquerons un “score” d’évaluation du risque de votre prospect. Si vous souhaitez réaliser ces démarches vous-même, vous avez la possibilité de capter des données sur l’activité de cette entreprise. Cela passe par exemple par une vérification de son immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) sur infogreffe.fr, une consultation des comptes annuels ou encore de l’état d’endettement (à demander au greffe du tribunal de commerce).

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Facturez les pénalités de retard

Etape 2 : l’identification des interlocuteurs directs pour le paiement

Dès la signature du devis ou du bon de commande, et dans l’objectif de fluidifier le processus de paiement, demandez les coordonnées de la personne en charge du paiement des factures. Que votre client soit une startup, une TPE ou une PME, il a forcément un chargé de facturation, un comptable ou encore un responsable administratif qui pourra être votre interlocuteur direct. En cas de problème, vous gagnerez du temps en contactant directement le bon interlocuteur.

Etape 3 : la relance préventive avant l’échéance

Rien ne vous interdit avant la date d’échéance du paiement de décrocher votre téléphone ou d’envoyer un courriel pour rappeler au client que la date d’échéance de la facture approche. La date de paiement n’est qu’une deadline ;)

Cette relance préventive de facturation peut se faire à partir de J-15 jours avant la date d’échéance. Quelques conseils pour relancer vos clients avant la date d’échéance :

  • La relance préventive est un rappel des conditions de facturation et non une injonction de paiement.
  • Elle peut se faire par e-mail ou par téléphone.
  • Elle s’intègre généralement au sein d’une discussion d’évaluation de la satisfaction client, ex :“Est-ce que tout va bien concernant les factures ? Avez-vous bien reçu le matériel ? Si oui, pouvez-vous confirmer le paiement pour la date prévue ?”

Etape 4 : la relance du client après échéance

La relance de paiement s’effectue dès le constat de retard de paiement : à J+1. Cette relance aimable peut se faire par téléphone ou par e-mail. Pensez à relancer à la fois votre interlocuteur et le responsable administratif de la société afin d’accélérer le processus.

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Facturez les pénalités de retard

Vous avez le droit de facturer des pénalités de retard en cas de non-respect du délai légal de paiement. Votre client doit en être informé avant le début de la vente ou de la prestation afin d’accepter ces conditions. Les pénalités de retards peuvent être indiquées au sein de 3 documents officiels différents :

  • Au sein de vos Conditions Générales de Vente (CGV) ou de Prestation (CGP),
  • Au sein du devis ou bon de commande dans le cas où ces pénalités de retard sont spécifiques au client
  • Au sein de chaque facture mais uniquement à des fins de rappel.

Si le débiteur ne règle pas la facture en temps et en heure, alors vous pouvez réclamer de plein droit des intérêts de retard. Pour cela, la règle de calcul suivante doit être appliquée.

Intérêts de retard = montant dû (TTC) x taux d'intérêt x (nombre de jours de retard / 365)

Pour rappel, le taux d’intérêt que vous pouvez appliquer est régi par l’article L. 441-10 du Code de Commerce. Il doit être supérieur à trois fois le taux d’intérêt légal, et peut reprendre le taux d’intérêt de la Banque Centrale Européenne (BCE) majoré de 10 points.

Procédez au recouvrement de facture

Relance client

Le paiement ne vous est pas parvenu alors que le délai maximum est passé ? Vous pouvez rédiger un courrier de relance à envoyer par voie postale ou par email. Un réflexe plus efficace consiste à décrocher votre téléphone pour interroger directement votre interlocuteur.  Cette relance doit se faire de manière cordiale en demandant pourquoi le paiement n’a pas été reçu et si un incident s’est produit.

Vous pouvez convenir d’un nouveau délai avec votre client. Celui-ci doit dans ce cas faire l’objet d’une trace écrite par courrier électronique.

Il peut être tentant de focaliser son attention sur les montants importants et négliger les factures qui ne représentent qu’une dizaine d’euros. Mais attention à l’accumulation. Vous devez faire preuve de rigueur et avoir un suivi complet pour ne pas laisser la situation dériver. Vous pouvez menacer de mettre fin à la collaboration immédiatement ou dire que vous allez mettre à exécution une procédure plus complète de mise en demeure puis de recouvrement judiciaire le cas échéant.

Si vous n’avez pas le temps de gérer vous-même la relance client, Dimpl peut s’en charger. Notre équipe est à votre écoute pour une facture ou plusieurs créances qui n’ont pas été honorées.

Mise en demeure

Si le paiement ne vous parvient pas malgré vos relances amiables, vous pouvez utiliser la mise en demeure. Il s’agit d’une lettre à adresser à votre client pour mettre fin au litige. Vous lui rappelez alors à son obligation de réaliser dans un délai précis le règlement d’une facture en cours.

L’objectif de la mise en demeure est de mettre le client face à ses obligations. C’est un peu l’ultime étape avant une procédure judiciaire, un préalable obligatoire avant de lancer des démarches plus lourdes.

Pensez à appliquer sur votre courrier la mention “mise en demeure” et envoyez le tout avec accusé de réception. Vous allez mettre la pression sur votre client qui verra dans ce courrier une obligation légale et officielle.

Dimpl a l’habitude de traiter des dossiers de mise en demeure et possède des courriers type adaptés à toutes les situations. Entre mentions légales obligatoires, rappel à la loi et discours direct et franc, nous pouvons vous aider dans vos démarches.

Recouvrement judiciaire

Le recouvrement judiciaire diffère des étapes que nous venons d’évoquer car il s’agit là d’une procédure qui fait appel aux tribunaux pour forcer votre client à honorer la facture qui n’a pas été réglée. Cette procédure est souvent longue mais plutôt bon marché, et est à déclencher uniquement si toutes les étapes préalables n’ont pas permis de trouver un accord.

Ne vous lancez pas sans de solides connaissances. Dimpl peut être votre conseiller, notamment pour une première procédure judiciaire.

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Paiement à échéance, recouvrement externalisé et assurance impayé.

Les questions fréquentes sur la gestion des clients mauvais payeurs

Comment éviter un impayé après coup ?

Afin d‘éviter qu’une facture ne vous soit pas réglée, vous devez mettre en place une procédure de recouvrement des impayés : tout d’abord les solutions amiables - un courrier de relance pour non paiement ainsi qu’une mise en demeure - puis la solution judiciaire qui est l’injonction de payer - une procédure judiciaire et officielle. Vous avez jusqu’à 5 ans avant l’expiration du délai de prescription de vos créances professionnelles.

Comment se prémunir d’un impayé ?

Afin de vous prémunir d'un mauvais payeur, voici 4 étapes simples à mettre en place au sein de votre entreprise : vérifier la solvabilité du futur client, identifier les interlocuteurs directs pour le paiement, automatiser les relances préventives avant l’échéance et enfin systématiser la relance à J+1 de la date d'échéance. Seules des pratiques strictes et une bonne communication avec votre client vous permettront de limiter les impayés et de protéger votre trésorerie.