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Facture impayée : que faire ?

Facture non réglée et comptabilité : mode d’emploi

Temps de lecture : 6 minutes
Publié le
30/9/2021
par
Edouard Hocdé

Votre facture n’a pas été réglée dans les temps ? Vous n’êtes pas sûr d’en obtenir le paiement ? Les factures non réglées doivent être enregistrées dans votre comptabilité. Découvrez le processus !

Les factures non réglées en comptabilité

La gestion des impayés passe principalement par une organisation comptable rigoureuse. Mais qu'est ce que signifie une facture non réglée pour votre comptabilité ? Explications.

La créance client, également appelée créance d’exploitation, est une certaine somme d’argent due suite à l’émission d’une facture auprès d’un client. Les créances proviennent du fait que vous pouvez vendre un service ou un produit à un client et lui accorder un délai de paiement jusqu’à 60 jours après l’émission de la facture. Dans ce cas de figure, la facture est émise mais non réglée : elle est inscrite comme une créance.

Dans la situation où le délai de paiement est dépassé et votre client n’a pas réglé sa créance, la créance se transforme en retard de paiement voire en impayé si le délai s’allonge et que le client refuse ou ne peut pas régler la facture. ❌

Les créances douteuses

Les créances douteuses sont des créances possédées par une entreprise à l’encontre de clients dont la solvabilité est douteuse, ou des clients avec lesquels elle est en litige. Les créances douteuses ne sont pas contestées par le débiteur.

Les créances irrécouvrables

On parle de créance irrécouvrable lorsque la créance est définitivement perdue. On recense plusieurs cas : disparition du débiteur, liquidation judiciaire du débiteur ou encore paiement avec un chèque volé lorsque la victime fait opposition au paiement.

Comptabilisation des créances douteuses

Les créances douteuses doivent être versées sur un compte particulier :

  • Il faut débiter le compte 416 “Clients douteux ou litigieux”,
  • Et créditer le compte 411 “créances clients”.

En cas de risque de perte probable, vous devez comptabiliser une dépréciation, de manière totale ou partielle. Dans ce cas :

  • Il faut débiter le compte 68174 “Dotations aux provisions pour dépréciation des créances” ou le compte 6876 “Dotations pour dépréciations exceptionnelles”,
  • Et créditer le compte 491 “Provisions pour dépréciation des comptes de clients”.

Vous bénéficiez d’une couverture auprès d’un assureur ? Vous ne pouvez provisionner que la perte probable restant à votre charge. Il convient de retrancher de la dépréciation la partie couverte par l’assurance.

Chaque année, il vous faudra ajuster le montant de la provision :

  • Si votre client règle sa facture alors que vous aviez provisionné la créance, vous devrez reprendre la provision constituée : débit du compte 491 “Provisions pour dépréciation des comptes de clients” par le crédit du compte 78174 “Reprises sur provisions pour dépréciation des créances”,
  • Si le risque de non-recouvrement s’aggrave, vous devrez constituer un complément de provision : débit du compte 68174 par le crédit du compte 491.

Tant que la créance est douteuse, la récupération de la TVA n’est pas autorisée.

A noter : les augmentations et les diminutions de dépréciation de créances doivent être fixées client par client. Chaque année, seules les variations des dépréciations doivent être indiquées dans le compte de résultat.

Fiscalement, la dépréciation est déductible seulement si la créance ne provient pas d’un acte anormal de gestion, si le risque de non recouvrement est nettement précisé et si les événements en cours à la date de clôture rendent probable la perte. Un traitement fiscal particulier est autorisé pour les sommes modiques et en cas de liquidation judiciaire du débiteur. Toutefois, un simple défaut de paiement à l’échéance ne justifie pas la déduction de la dépréciation.

Comptabilisation des créances irrécouvrables

Les créances irrécouvrables doivent être enregistrées avec ces écritures comptables :

  • On débite les comptes 654 “Pertes sur créances irrécouvrables” (ou le compte 6714 “Créances devenues irrécouvrables dans l’exercice” si la perte a un caractère exceptionnel) et 4457 “TVA collectée”,
  • On crédite le compte 416 “Clients douteux ou litigieux”.

Le caractère irrécouvrable de la créance doit toutefois être prouvé.

Dans le cas d’un défaut de paiement total ou partiel, vous devez envoyer à votre client défaillant un duplicata de la facture initiale comportant la mention “Facture demeurée impayée pour la somme de XX€ (prix net) et pour la somme de XX€ (TVA correspondante) qui ne peut faire l’objet d’une déduction (article 272 du CGI)”. Cet état vaut rectification de la facture. Vous pourrez ainsi récupérer la TVA sur cette facture impayée. Si votre débiteur est en liquidation judiciaire, la récupération de TVA peut être opérée à partir de la date de décision de justice prononçant la liquidation.

Si votre créance avait fait l’objet d’une dépréciation, vous devez la reprendre :

  • Il faut débiter le compte 491 “Provisions pour dépréciation des comptes de clients”,
  • Et créditer le compte 78174 “Reprises sur provisions pour dépréciation des créances” ou le compte 7876 “Reprise sur dépréciations exceptionnelles”.
  • Fiscalement, la perte est déductible du résultat de l’exercice lorsque l’irrécouvrabilité de la créance est prouvée.

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    90% du montant de la facture perçu à l'échéance, quoi qu'il arrive.

    Comment éviter les factures non réglées ?

    Vérifier la solvabilité de vos clients

    Récolter des données financières sur vos clients vous permettra de déterminer un niveau de risque. Plusieurs solutions existent pour obtenir ces informations. Par exemple, vous pouvez vérifier l’immatriculation de l’entreprise, consulter son état d’endettement ou consulter sa notation auprès d’un organisme de notation comme TradeScore (Euler Hermès).

    Imposer un acompte dans vos conditions de paiement

    Pour prévenir les risques de factures impayées, imposez un acompte à chaque commande, surtout pour les nouveaux clients. Cette condition de paiement doit être indiquée dans vos CGV. Assurez-vous qu’elles soient signées par votre client avant de débuter votre relation commerciale.

    Relancer rapidement vos factures

    Plus vous attendez pour relancer vos factures en retard, plus le risque de défaut de paiement augmente. Commencez vos relances 2 jours après la date d’échéance. Vous pouvez envoyer plusieurs lettres de relance si besoin, avant d’envoyer une lettre de mise en demeure.

    Proposer un escompte

    Pour accélérer les entrées de trésorerie, vous pouvez utiliser la méthode de l’escompte. Proposez une réduction à vos clients (de 2 à 3%) s’ils paient comptant ou avant la date d’échéance. Cela permet également d’entretenir de bonnes relations avec vos clients.

    Souscrire une assurance contre les factures non réglées

    Souscrire une assurance contre les retards et les défauts de paiement permet de protéger votre entreprise. L’assurance à la facture limite considérablement l’impact des impayés sur votre trésorerie puisque 90% du montant HT de votre facture vous est payé à l’échéance.

    La gestion des impayés par Dimpl

    A quoi sert Dimpl ?

    Dimpl est un service en ligne d’assurance à la facture au service des TPE et des PME françaises. L’objectif ? Vous faire oublier vos créances et limiter l’impact des retards de paiement sur votre trésorerie. Confiez vos factures à une équipe spécialisée dans le recouvrement des impayés amiable. A la date d’échéance, 90% du montant HT de votre facture vous est garanti.

    Dimpl prend également en charge vos relances en s’adaptant à votre méthodologie et votre relation client. Pendant 60 jours, notre équipe œuvre pour récupérer votre argent. Une fois la facture réglée, vous recevez les 10% restants. Et si votre client refuse de payer ? Vous ne nous remboursez rien ! Vous conservez les 90% d’indemnité pour protéger votre activité et votre trésorerie.

    Comment ça marche ?

    1. Vérifiez l’éligibilité de votre facture via le simulateur de facture Dimpl.
    2. En quelques minutes, vous savez si votre facture est éligible ou non. Si c’est le cas, vous pouvez vous inscrire afin de l’assurer.
    3. Sur votre espace en ligne Dimpl, cliquez sur le bouton “Couvrir” pour assurer votre facture. Elle peut être couverte jusqu’à 10 jours avant sa date d’échéance.
    4. Lisez le contrat d’assurance et déclarez avoir pris connaissance des termes de l’assurance. Certifiez que cette créance ne fait pas l’objet d’un litige avant de cliquer sur “Accepter”.
    5. Votre facture est désormais couverte contre les impayés. Vous recevrez 90% de son montant à l’échéance en cas de retard de votre client. Le reste vous sera délivré à réception du paiement.

    Pourquoi souscrire cette solution ?

    → vous avez la garantie de percevoir 90% du montant HT de votre facture à l’échéance.

    → vous gagnez 27 jours de trésorerie par facture.

    → vous conservez les 90% même en cas de défaut de paiement.

    → vous restez propriétaire de votre facture pour garder le contrôle sur votre relation client.

    → vous confiez vos relances à Dimpl, ce qui réduit la charge de travail de vos équipes.

    → vous préservez vos relations commerciales grâce à nos relances avec tact.

    → vous payez un tarif unique, transparent et tout inclus fixé au moment de l’assurance de votre facture.

    → vous bénéficiez d’un service d’assurance et de recouvrement amiable sur-mesure.

    → vous profitez de conseils juridiques liés au recouvrement de vos factures impayées.

    Combien ça coûte ?

    Dimpl est une prestation globale d’assurance à la facture qui intègre également une prestation de recouvrement amiable en cas de retard de paiement. Le coût de Dimpl oscille entre 1,2% et 2% du montant HT de votre facture, en fonction de la formule choisie. Vous avez le choix entre l’assurance de facture à l’unité sans engagement ou l’abonnement si vous avez besoin d’assurer plusieurs factures par mois.

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    Paiement à échéance, recouvrement externalisé et assurance impayé.

    Toutes les questions sur la comptabilité des factures non réglées

    Comment prouver qu’une créance est irrécouvrable ?

    Pour prouver qu’une créance est irrécouvrable, vous devez débuter une procédure de recouvrement à l’encontre de votre débiteur. A la suite de la procédure, un constat d’échec doit en résulter pour justifier d’une créance irrécouvrable. Une certificat d’irrécouvrabilité vous est alors délivré. Vous pourrez ainsi passer la créance en pertes

    Quelle est la différence entre client douteux et client litigieux ?

    La créance est douteuse lorsqu’il y a un risque sur le fait que le client paye ou non. La créance est litigieuse si le client conteste l’existence ou le montant de la créance.