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Optimiser son processus de facturation pour booster sa trésorerie

Externalisation de la facturation

Temps de lecture : 10 minutes
Publié le
30/9/2021
par
Raphaël Kakon

Fonction principale dans votre entreprise, la facturation peut être externalisée à un prestataire spécialisé afin de vous libérer de cette tâche administrative. Découvrez les bonnes pratiques pour externaliser votre facturation et vos tâches comptables

Définition de l'externalisation de la facturation

L’externalisation consiste à déléguer tout ou partie de la tenue de la facturation et de la comptabilité à un prestataire externe à votre entreprise. C’est un choix stratégique qui permet d’optimiser le temps et les compétences internes de la société dans le processus de facturation. Les missions varient selon le mandat confié. 🤝

En général, c’est la comptabilité générale qui est externalisée : assemblage et contrôle des pièces justificatives, numérisation et saisie des données, écritures, déclarations fiscales, établissement du bilan, facturation, gestion de paie, etc.

Selon le mandat, il est également envisageable d’externaliser son analyse financière afin de mesurer les performances de l’entreprise.

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Quelle partie externaliser ?

Il est possible d’externaliser sa facturation auprès d’un cabinet comptable ou d’un expert-comptable indépendant. Certaines plateformes digitales proposent également des services d’externalisation et de suivi de facturation. Les services proposés varient d’un prestataire à un autre, il est donc essentiel de préciser vos besoins lorsque vous les contactez.

Comment fonctionne l'externalisation de la facturation ?

Pour externaliser votre facturation, vous devez produire une lettre de mission qui contractualise votre relation avec le cabinet comptable ou l’expert-comptable choisi. Elle doit stipuler :

  • la nature de la mission
  • les tâches confiées au prestataire
  • le montant de la prestation
  • les modalités de règlement du prestataire
  • les conditions de résiliation du contrat

Malgré l’externalisation, vous devez conserver un accès à votre comptabilité et à vos factures à tout moment. Mettez en place une méthode de suivi pour vous assurer de la réalisation des tâches par le prestataire.

Dans quels cas externaliser le processus de facturation ?

Les TPE et les PME souffrent d’un mal commun : le poids administratif. Ce poids se compose notamment de la facturation, de la relance des factures et du recouvrement des impayés. Ce sont les tâches qui sont les plus souvent externalisées par les entreprises, car elles sont chronophages.

Simplifiez-vous la vie en externalisant le processus de facturation de votre entreprise. Vous serez ainsi plus efficace pour les tâches à forte valeur ajoutée et que vous seul pouvez assurer. La plateforme, le cabinet comptable ou l’expert-comptable choisi se chargera pour vous du contrôle, de la préparation, de l’envoi et du suivi de vos factures.

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Quelle partie de la comptabilité peut être externalisée ?

Les tâches comptables externalisables

Un certain nombre de tâches comptables peuvent être externalisées, partiellement ou totalement à un prestataire externe. Voici les principales tâches comptables qu’il est possible d’externaliser :

  • saisie comptable (achats, ventes, frais généraux)
  • gestion de paie
  • facturation et suivi
  • gestion de la fiscalité
  • gestion des immobilisations
  • lettrage des comptes
  • travaux d’inventaire
  • liasse fiscale et comptes annuels

Les tâches comptables qu'il est préférable de garder en interne

Parmi toutes les tâches comptables qu’il est possible d’externaliser, nous vous recommandons cependant d’en conserver en interne : les tâches stratégiques qui traitent des données confidentielles.

Déléguez uniquement les tâches comptables à faible valeur ajoutée pour plus de sécurité. 🔒

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Avantages et bénéfices de l'externalisation

L’externalisation de la facturation présente des avantages conséquents pour votre entreprise :

  • gagner du temps en déléguant la charge administrative ;
  • réaliser des économies en évitant un recrutement ;
  • employer un prestataire externe spécialisé dans la comptabilité et la facturation ;
  • accéder à des compétences supérieures et en temps réel ;
  • assurer un suivi efficace de vos factures et des relances ;
  • se concentrer sur votre coeur de métier, sans tâches secondaires ;
  • avoir une croissance plus rapide ;
  • éviter les erreurs et sécuriser son activité ;
  • se conformer aux obligations légales ;
  • améliorer vos pratiques comptables et votre processus de facturation ;
  • remédier à l’absence de ressources internes ;
  • choisir librement les tâches comptables à déléguer, de façon partielle ou totale.

Des services en ligne se sont également développés pour faciliter la gestion de la comptabilité. Les logiciels de comptabilité en ligne permettent, par exemple, de simplifier le travail de votre comptable et de limiter les frais associés.

Inconvénients et risques de l'externalisation

Malgré ses atouts, l’externalisation peut également présenter des inconvénients pour l’entreprise :

  • risque de perte de la maîtrise du service facturation,
  • risque de perte d’autonomie et de dépendance au prestataire,
  • limitation de la réactivité de l’entreprise concernant la facturation,
  • risque de coûts additionnels pour des services supplémentaires,
  • risque de diminution de la qualité de service,
  • perte de confidentialité des données.

Toutefois, ces inconvénients peuvent être limités en sélectionnant un partenaire de confiance et en mettant en place un processus de vérification afin de conserver le contrôle sur la facturation et la comptabilité de l’entreprise. L’expert-comptable ou le cabinet comptable doit être considéré comme un partenaire et pas comme un simple prestataire.

Pourquoi externaliser le traitement de ses factures ?

Plusieurs raisons peuvent vous inciter à externaliser le traitement de vos factures.

La facturation, le suivi et les relances sont des tâches particulièrement chronophages pour un dirigeant ou un DAF. L’externalisation est une solution efficace et fiable pour le traitement de vos factures, qui seront gérées par un expert. Cette délégation vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier et sur des tâches à forte valeur ajoutée.

Auparavant, l’externalisation de la facturation était réservée aux grandes entreprises. Aujourd’hui, les TPE et PME y ont plus souvent recours grâce au développement des outils et du nombre d’indépendants. L’optimisation du temps et des coûts est devenue essentielle pour les entreprises de taille moyenne.

Le recours à l’externalisation vous évite également de recruter un expert comptable pour effectuer ce travail. Cela vous prend du temps et entraîne des coûts pour votre entreprise. Choisir un cabinet comptable ou un expert-comptable indépendant a un coût moindre pour une grande qualité de prestation. De plus, l’externalisation peut être partielle ou ponctuelle, en fonction de vos besoins.

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Questions fréquentes sur l'externalisation de la facturation

Peut-on externaliser tout un service de facturation ?

Oui, il est possible d’externaliser l’ensemble de votre processus de facturation, de la création des factures au recouvrement des créances. Cela dépend de vos besoins de délégation. N’hésitez pas à contacter plusieurs prestataires pour leur faire part de vos attentes. Comme la confiance n'exclut pas le contrôle, vous devez néanmoins conserver un accès à votre facturation et à votre comptabilité afin de vous assurer de la bonne réalisation des tâches par le prestataire. Cela vous permet également de rester à jour sur les dossiers afin d’être réactif face à vos clients. Dimpl, service en ligne d’assurance à la facture, ne propose pas d’externalisation de facturation mais une assurance qui peut vous être très utile pour préserver votre trésorerie. En effet, la solution Dimpl limite le risque de retard et de défaut de paiement, en vous indemnisant de 90% du montant de la facture couverte à l’échéance. Nous prenons également en main les factures assurées sur la plateforme, jusqu’à ce que votre client vous règle. En cas de facture impayée, vous conservez l’indemnité pour booster votre trésorerie. 👍

Quels sont les risques ?

Bien que l’externalisation de la facturation et des tâches comptables offre un grand nombre d’avantages aux entreprises, il existe des risques. Le risque le plus important est la perte des compétences en interne sur le processus de facturation, et donc une dépendance qui se crée face au prestataire. Réinternaliser la facturation par la suite peut alors s’avérer compliqué. Le second risque majeur est la perte de confidentialité des données. Vos données financières sont en effet confiées à un prestataire externe. Pour pallier ce risque, il est essentiel de choisir un partenaire de confiance et d’intégrer dans votre contrat une clause de confidentialité suffisante pour le dissuader de partager ces données.