Fonction principale dans votre entreprise, la facturation peut être externalisée à un prestataire spécialisé afin de vous libérer de cette tâche administrative. Découvrez les bonnes pratiques pour externaliser votre facturation et vos tâches comptables
L’externalisation consiste à déléguer tout ou partie de la tenue de la facturation et de la comptabilité à un prestataire externe à votre entreprise. C’est un choix stratégique qui permet d’optimiser le temps et les compétences internes de la société dans le processus de facturation. Les missions varient selon le mandat confié. 🤝
En général, c’est la comptabilité générale qui est externalisée : assemblage et contrôle des pièces justificatives, numérisation et saisie des données, écritures, déclarations fiscales, établissement du bilan, facturation, gestion de paie, etc.
Selon le mandat, il est également envisageable d’externaliser son analyse financière afin de mesurer les performances de l’entreprise.
Il est possible d’externaliser sa facturation auprès d’un cabinet comptable ou d’un expert-comptable indépendant. Certaines plateformes digitales proposent également des services d’externalisation et de suivi de facturation. Les services proposés varient d’un prestataire à un autre, il est donc essentiel de préciser vos besoins lorsque vous les contactez.
Pour externaliser votre facturation, vous devez produire une lettre de mission qui contractualise votre relation avec le cabinet comptable ou l’expert-comptable choisi. Elle doit stipuler :
Malgré l’externalisation, vous devez conserver un accès à votre comptabilité et à vos factures à tout moment. Mettez en place une méthode de suivi pour vous assurer de la réalisation des tâches par le prestataire.
Les TPE et les PME souffrent d’un mal commun : le poids administratif. Ce poids se compose notamment de la facturation, de la relance des factures et du recouvrement des impayés. Ce sont les tâches qui sont les plus souvent externalisées par les entreprises, car elles sont chronophages.
Simplifiez-vous la vie en externalisant le processus de facturation de votre entreprise. Vous serez ainsi plus efficace pour les tâches à forte valeur ajoutée et que vous seul pouvez assurer. La plateforme, le cabinet comptable ou l’expert-comptable choisi se chargera pour vous du contrôle, de la préparation, de l’envoi et du suivi de vos factures.
Pour protéger vos factures et votre trésorerie, Dimpl vous propose un service en ligne de financement de factures. Terminé, les longs délais, les retards et les défauts de paiement ! Vous êtes financé à hauteur de 100 du montant TTCde votre facture sous 48h. Avec le sourire, l’équipe Dimpl se charge des relances à votre place pendant 60 jours. Un défaut de paiement ? Pas de panique, vous conservez votre financemnet pour préserver votre trésorerie. 💸
Un certain nombre de tâches comptables peuvent être externalisées, partiellement ou totalement à un prestataire externe. Voici les principales tâches comptables qu’il est possible d’externaliser :
Parmi toutes les tâches comptables qu’il est possible d’externaliser, nous vous recommandons cependant d’en conserver en interne : les tâches stratégiques qui traitent des données confidentielles.
Déléguez uniquement les tâches comptables à faible valeur ajoutée pour plus de sécurité. 🔒
L’externalisation de la facturation présente des avantages conséquents pour votre entreprise :
Des services en ligne se sont également développés pour faciliter la gestion de la comptabilité. Les logiciels de comptabilité en ligne permettent, par exemple, de simplifier le travail de votre comptable et de limiter les frais associés.
Malgré ses atouts, l’externalisation peut également présenter des inconvénients pour l’entreprise :
Toutefois, ces inconvénients peuvent être limités en sélectionnant un partenaire de confiance et en mettant en place un processus de vérification afin de conserver le contrôle sur la facturation et la comptabilité de l’entreprise. L’expert-comptable ou le cabinet comptable doit être considéré comme un partenaire et pas comme un simple prestataire.
Plusieurs raisons peuvent vous inciter à externaliser le traitement de vos factures.
La facturation, le suivi et les relances sont des tâches particulièrement chronophages pour un dirigeant ou un DAF. L’externalisation est une solution efficace et fiable pour le traitement de vos factures, qui seront gérées par un expert. Cette délégation vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier et sur des tâches à forte valeur ajoutée.
Auparavant, l’externalisation de la facturation était réservée aux grandes entreprises. Aujourd’hui, les TPE et PME y ont plus souvent recours grâce au développement des outils et du nombre d’indépendants. L’optimisation du temps et des coûts est devenue essentielle pour les entreprises de taille moyenne.
Le recours à l’externalisation vous évite également de recruter un expert comptable pour effectuer ce travail. Cela vous prend du temps et entraîne des coûts pour votre entreprise. Choisir un cabinet comptable ou un expert-comptable indépendant a un coût moindre pour une grande qualité de prestation. De plus, l’externalisation peut être partielle ou ponctuelle, en fonction de vos besoins.
Oui, il est possible d’externaliser l’ensemble de votre processus de facturation, de la création des factures au recouvrement des créances. Cela dépend de vos besoins de délégation. N’hésitez pas à contacter plusieurs prestataires pour leur faire part de vos attentes. Comme la confiance n'exclut pas le contrôle, vous devez néanmoins conserver un accès à votre facturation et à votre comptabilité afin de vous assurer de la bonne réalisation des tâches par le prestataire. Cela vous permet également de rester à jour sur les dossiers afin d’être réactif face à vos clients. Dimpl, service en ligne de financement de facture, ne propose pas d’externalisation de facturation mais un financement qui peut vous être très utile pour préserver votre trésorerie. La solution Dimpl limite le risque de retard et de défaut de paiement, en vous finançant la totalié du montant de votre facture sans attendre son délai de paiement. Nous prenons également en main les factures assurées sur la plateforme, jusqu’à ce que votre client vous règle. En cas de facture impayée, vous conservez le financement pour booster votre trésorerie. 👍
Bien que l’externalisation de la facturation et des tâches comptables offre un grand nombre d’avantages aux entreprises, il existe des risques. Le risque le plus important est la perte des compétences en interne sur le processus de facturation, et donc une dépendance qui se crée face au prestataire. Réinternaliser la facturation par la suite peut alors s’avérer compliqué. Le second risque majeur est la perte de confidentialité des données. Vos données financières sont en effet confiées à un prestataire externe. Pour pallier ce risque, il est essentiel de choisir un partenaire de confiance et d’intégrer dans votre contrat une clause de confidentialité suffisante pour le dissuader de partager ces données.