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Facture impayée : que faire ?

Améliorer son suivi de facturation client

Temps de lecture : 5 minutes
Publié le
30/9/2021
par
Arnaud Redor

Assurez le bon fonctionnement de votre entreprise et préservez votre trésorerie grâce au suivi de facturation client. Optimisez votre processus de facturation pour éviter les retards de paiement et les problèmes de trésorerie.

Pourquoi mettre en place un suivi de facturation ?

La majeure partie du processus de facturation est le suivi des factures clients. Le suivi de facturation joue un rôle stratégique pour gérer vos finances et disposer des liquidités nécessaires.

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Les bénéfices d’un bon suivi

Pour éviter les litiges au sujet des conditions de facturation

Le processus de facturation a une fonction clé pour éviter les litiges avec vos clients. Vous devez disposer d’un contrat et de conditions de facturation qui reflètent bien la prestation de service ou l’achat. Évitez les modèles de contrats type car ils sont plus facilement sources de litiges. Vos contrats doivent être adaptés à votre situation et à la prestation commerciale.

✅ Le contrat signé doit clairement indiquer les conditions de facturation, afin d’éviter toute contestation en aval. Précisez la date d’échéance du règlement, l’escompte pour paiement anticipé si vous en appliquez un, la clause pénale en cas de retard de paiement et le taux d’intérêt librement fixé.

Pour éviter les erreurs de paiement

Avec un suivi de facturation, vous connaîtrez à tout moment le statut des paiements de vos créances. Vérifiez en quelques secondes quelles sont les factures payées et impayées.

  • Si votre facture est “émise”, elle doit encore être payée. La date d’échéance n’est pas encore arrivée.
  • Si votre facture est “payée”, le montant dû a bien été reçu par votre entreprise, selon la méthode de paiement choisie.
  • Si votre facture est “impayée”, cela signifie que la date d’échéance a été dépassée et que votre client est en retard de paiement.

Pour limiter au maximum les retards de paiement

L’enjeu du suivi des paiements clients est de limiter au maximum les retards de paiement. Encaisser les créances au plus près de l’échéance permet d’éviter les risques de pertes, les problèmes de trésorerie ou l’allongement du DSO. Surveiller de façon régulière vos factures clients vous permet de favoriser les paiements rapides.

Mettez vous d’accord sur un délai de règlement raisonnable avec votre client Evitez de céder à la tentation de réduire vos conditions de paiement sur vos factures pour diminuer votre délai total d’encaissement, il est peu probable que votre client vous règle réellement plus tôt.

Vous craignez de mettre en danger votre entreprise du fait de retards clients ? Oubliez vos retards de paiement grâce à Dimpl, service en ligne d’assurance impayés à la facture. Dimpl assure vos factures et indemnise 90% de leur montant dès l’échéance, pour vous éviter de potentiels problèmes de trésorerie. 💸 Les 10% restants vous sont versés dès le paiement par votre client. Votre client vous règle quand il le peut, et vous pouvez concentrer vos échanges sur des sujets opérationnels, non comptables. ✌️

Pour anticiper un problème de trésorerie

Enfin, suivre votre facturation est efficace pour anticiper d’éventuels problèmes de trésorerie. Grâce à un tableau de bord, vous pouvez rapidement voir votre DSO, le taux d’échus, le nombre de relances, l’efficacité du recouvrement ou les prévisions d’encaissement. Il est ainsi plus facile de piloter votre trésorerie et de vous assurer que votre BFR est suffisant.

Les bénéfices d’un bon suivi de facturation sur la santé de votre activité

Afin d’assurer le bon fonctionnement de votre entreprise et de préserver votre trésorerie, il est essentiel d’avoir un suivi efficace de votre facturation.

Améliorer le suivi client

Suivre avec rigueur votre facturation vous permet d’améliorer le pilotage de votre activité et de vos relations commerciales. Avec un tableau de bord, vous disposez d’une vision synthétique des encours clients.

Il est alors possible d’adapter votre facturation en fonction des habitudes des clients, par exemple en relançant plus proactivement ou en encaissant un acompte avec les entreprises ayant pris l’habitude de payer leurs factures en retard.

Maîtriser le BFR

Le suivi de votre trésorerie vous permet aussi de mieux maîtriser votre besoin en fonds de roulement. En optimisant votre facturation, vous disposez de suffisamment d’argent pour vos affaires courantes et conservez votre capacité d’investissement.

Réduire le risque d’impayés

Les problèmes de trésorerie sont la première cause de faillite des entreprises. Il est ainsi primordial pour les sociétés de réduire leur exposition au risque d’impayés de leurs clients. Avec un bon suivi des factures clients, votre processus de facturation est efficace et vous savez exactement quelles factures sont en retard et doivent être relancées.

De plus, Dimpl vous propose un service d’assurance à la facture afin de préserver votre trésorerie et limiter le risque d’impayés. A l’échéance, vous percevez 90% du montant de la facture grâce à Dimpl. Les 10% restants vous sont versés à réception du paiement du client. En cas de défaut de paiement, vous conservez l’indemnité de 90%.

Vous connaissez Dimpl ?
90% du montant de la facture perçu à l'échéance, quoi qu'il arrive.

Les fichiers de suivi de facturation à créer

Le prévisionnel de facturation

Le prévisionnel de facturation, ou plan de facturation, est un document qui répertorie les futures factures à émettre sur les prochains mois. L’intérêt d’avoir un prévisionnel de facturation est d’avoir de la visibilité sur votre activité dans les mois à venir. Vous êtes conscient du nombre de factures qui doivent être envoyées à vos clients, ainsi que l’état de votre trésorerie et de votre BFR.

Voici les informations que le prévisionnel de facturation doit contenir :

  • le nom du client,
  • le numéro de la facture,
  • la date d’émission de la facture,
  • le montant HT de la facture,
  • la somme totale des factures à émettre.

Le suivi de facturation

Le suivi de facturation est un outil indispensable pour connaître, mois après mois, l’état de paiement de vos créances client en quelques secondes. Cet outil doit être facilement utilisable par l’ensemble des personnes concernées : dirigeant, CFO, comptable, etc.

Les intérêts d’avoir un fichier de suivi de facturation sont nombreux :

  • consulter des informations précises, exhaustives et fiables concernant les factures,
  • vérifier l’état des factures en quelques secondes,
  • archiver les données pour disposer d’un historique de facturation.

Pour être performant, le fichier doit contenir les informations suivantes :

  • le nom du client et de l’interlocuteur,
  • le numéro de facture,
  • la date d’émission de la facture,
  • la date d’échéance,
  • le montant HT de la facture,
  • le solde restant dû,
  • l’état de la facture : émise, payée ou impayée.
  • l’état des relances et leur date d’émission.

Le suivi de relances / recouvrement

Enfin, le dernier fichier indispensable pour suivre vos factures clients est le document de suivi de relance ou de recouvrement d'impayés. Il peut être intégré à votre fichier de suivi de facturation, mais un document dédié peut vous permettre de voir plus facilement l’état de vos relances.

L’avantage d’un tableau de suivi de relance est de ne jamais oublier de relancer un client en retard de paiement car plus le temps passe, plus votre trésorerie diminue. 📉

Les informations à saisir dans votre suivi de relances sont les suivantes :

  • le nom du client,
  • le numéro de la facture concernée,
  • la date d’échéance de la facture,
  • le nombre de jours de dépassement,
  • les différentes actions de recouvrement : 1ère relance, 2ème relance, 3ème relance, litige.

Les données de facturation à inclure dans les fichiers Excel

Les données à récupérer de vos factures

Pour assurer le suivi de vos factures clients, vous devez récupérer un certain nombre de données sur vos factures pour les intégrer à votre fichier de suivi :

  • le numéro de facture,
  • la date d’émission de la facture,
  • le nom du client,
  • le montant de la facture (montant HT total et solde restant dû),
  • la date d'échéance,
  • l’état de la facture : émise, payée ou impayée,
  • le nombre de jours de dépassement en cas de retard de paiement.

Les outils de suivi de facturation

→ Fichier excel

Suivre ses factures clients sur Excel permet de visualiser en un coup d'œil l’état des factures en cours de traitement. Le fichier excel fournit une vue d’ensemble sur les encours de vos clients, ce qui facilite le pilotage de votre activité et de votre trésorerie.

Néanmoins, le suivi de facture sur Excel a une limite légale. En effet, la loi de finances de 2016 oblige les entreprises assujetties à la TVA à utiliser un logiciel de comptabilité, de gestion ou de système de caisse qui répond à des conditions de sécurisation, d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage des données pour faciliter les contrôles de l’administration fiscale. Cela ne vous empêche pas d’effectuer un suivi manuel de vos factures, mais vous devrez également utiliser un logiciel de facturation.

→ Outils en ligne

Recourir à des outils de suivi de facturation en ligne peut être avantageux pour facturer et surveiller vos encours au même endroit. Les données sont automatiquement récupérées par le logiciel, ce qui vous évite des manipulations fastidieuses.

Nous pouvons par exemple citer notre partenaire Upflow, qui propose un suivi de facturation optimisé, basé sur de nombreux indicateurs. Il permet de suivre vos factures, de mesurer votre efficacité, de repérer les clients à risque et de prévoir vos encaissements. Le logiciel de facturation Sellsy fournit également des fonctionnalités intéressantes de suivi de facturation.

Toutefois, le grand nombre d’outils sur le marché rend le choix difficile pour les entreprises. Veillez à bien analyser les fonctionnalités et à les comparer à vos besoins pour ne pas vous tromper. La prise en main du logiciel peut également prendre du temps, bien que certains soient faciles à utiliser. Enfin, certains logiciels de suivi de facturation sont payants, ce qui peut représenter un coût non négligeable pour votre société.

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Paiement à échéance, recouvrement externalisé et assurance impayé.

Toutes les questions sur le suivi de facturation client

Comment suivre les factures ?

Suivre vos factures est possible dans un logiciel de facturation ou dans un fichier Excel. Dans ce cas, voici les informations à renseigner pour suivre l’état des factures :

- nom du client

- numéro de facture

- date de facturation

- date d’échéance

- montant de la facture

- jours de dépassement

- montant de la majoration

- solde restant dû

- état du paiement

- état des relances

Comment faire un échéancier de paiement ?

Face à un client dans l’incapacité de régler la facture, un délai de paiement trop court est exclu. Cependant si l’échéancier de paiement est trop long, le client risque de se retrouver en procédure collective.

Exigez d’abord un paiement partiel immédiat, d’un faible montant pour vérifier la bonne foi de votre client. Ensuite, négociez une durée totale de remboursement. La demande d’échéancier doit faire l’objet d’un accord écrit et signé par les deux parties. Demandez des chèques ou des lettres de change que vous encaisserez conformément aux échéances de paiement prévues.