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Comprendre l’affacturage

Fonctionnement de l'affacturage : modalités et explications

Temps de lecture : 5 minutes
Publié le
30/9/2021
par
Edouard Hocdé

L’affacturage est pensé pour réduire les délais de paiement : vous recevez le montant d’une facture très rapidement après son émission. Un outil qui agit directement sur la trésorerie de votre trésorerie. Présentation détaillée de son fonctionnement.

Fonctionnement de l'affacturage

L’affacturage est une solution de financement dédiée aux entreprises qui permet de disposer rapidement du montant d’une facture client sans attendre la date d’échéance. Il s’agit d’un mécanisme permettant d’éviter tout décalage de trésorerie grâce au financement qu’apporte le factor.

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Les étapes de l'affacturage

Le factor peut également avoir un rôle de gestion administrative de la facturation. Selon les services et outils que vous choisissez, vous pouvez bâtir un contrat d’affacturage qui correspond à vos besoins :

  • L’affacturage repose systématiquement sur le rachat des créances par la factor qui en devient le propriétaire ;
  • Il est possible d’adjoindre à la prestation d’affacturage de base une assurance-crédit pour se couvrir contre l'insolvabilité des acheteurs ;
  • Le recouvrement amiable et éventuellement contentieux des règlements peut être réalisé par le factor ou rester une compétence de votre entreprise.

Le fonctionnement de l'affacturage pour vos clients

Dans l’immense majorité des cas, la mise en place d’un contrat d’affacturage n’est pas transparente pour vos clients. Au contraire, lorsque vous décidez de céder une créance à une société spécialisée, vous devez en informer le client final.

À défaut, c’est le factor lui-même qui va informer votre client, qui lui règlera directement le paiement de ses créances. En cas de retard de paiement ou d’impayés, c’est le factor qui s'emploiera à faire le suivi et les relances.

Il existe un mode de fonctionnement différent lorsque l’affacturage est confidentiel. Dans ce cas, le paiement ne transite pas par le factor, et reste rattaché à votre compte bancaire.

Les étapes de l'affacturage

L’affacturage repose sur une relation tripartite qui lie directement votre entreprise (fournisseur), votre client et la société d’affacturage.

En tant que fournisseur, vous pouvez décider de contacter une société d’affacturage pour mettre en place un contrat. Vous pouvez alors confier la gestion de toutes vos factures ou seulement de certaines créances selon le montant ou le client.

  1. Lorsque vous réalisez une prestation de services ou une vente de marchandises, vous éditez votre facture comme d’habitude, puis vous la cédez au factor. Il faut pour cela dans un premier temps l’interroger et attendre son analyse, qui peut aboutir à l’attribution d’une ligne de garantie.
  2. Ce dernier vous verse une avance de trésorerie généralement dans la journée qui suit la transmission de la créance commerciale. Le factor peut verser jusqu’à 90 % du montant TTC des créances cédées, sous 24 à 48 heures.
  3. Enfin, l’acheteur (votre client) règle sa facture à la date d’échéance prévue. Il peut, selon le contrat d’affacturage mis en place, vous régler directement ou payer le factor.

L'affacturage nouvelle génération de Dimpl

Dimpl apporte un regard nouveau sur l’affacturage et propose un service innovant à destination des entreprises. Notre positionnement ? L’assurance contre les factures impayées.

L’idée de Dimpl n’est pas de réaliser comme avec un contrat d’affacturage classique un paiement dès l’émission d’une facture. L’objectif n’est pas non plus de vous obliger à céder vos factures et à les confier à une société extérieure, ce qui vous amène à perdre du pouvoir et un droit de regard sur votre poste client.

Ce que nous vous proposons :

  • Assurer les factures sur lesquelles vous pensez avoir un risque d’impayés.
  • Activer la couverture d'assurance jusqu’à 10 jours avant la date d’échéance.
  • Vous régler 90% du montant HT de la facture à la date d'échéance.

Le rôle de Dimpl est de vous faire oublier les retards de paiement et les impayés en vous garantissant 90 % du montant à la date prévue. Si le client ne souhaite pas régler la facture et/ou si un différend est apparu, nous nous chargerons des relances.

Vous connaissez Dimpl ?
90% du montant de la facture perçu à l'échéance, quoi qu'il arrive.

La souscription du contrat d'affacturage

Si vous souhaitez mettre en place un contrat d’affacturage et souscrire une offre auprès d’une société spécialisée, vous devez signer un contrat complet avant de pouvoir transmettre vos factures. Quels sont les documents exigés ? Ils varient selon la société d’affacturage et le type de facturation que vous souhaitez couvrir. Dans tous les cas, un certain nombre de pièces justificatives incontournables vous seront demandées :

  • Votre dernier bilan disponible ou un prévisionnel d’activité si vous venez de lancer votre entreprise ;
  • Votre journal des ventes sur le dernier semestre écoulé ;
  • La liste des clients pour lesquels vous souhaitez mettre en place l’affacturage avec le détail des entités, leur numéro Siren et l’encours actuel ;
  • Enfin, une présentation de votre process de facturation pour que la société puisse comprendre vos méthodes : modèle de facture, de bons de commande, éventuels documents de suivi ou justificatifs de prestation.

Outre ces documents à préparer pour souscrire à un contrat d'affacturage, vous devrez également ensuite - pour chaque facture à couvrir - la transmettre à votre client et à la société d’affacturage en parallèle.

Dès lors que vous souhaitez couvrir une facture avec un nouveau client, vous devrez faire suivre toutes les informations à propos de celui-ci à votre factor. Cela signifie une certaine lourdeur administrative, nécessaire toutefois pour que les garanties soient mises en place et que votre factor puisse juger du risque encouru.

L'affacturage pour votre service comptable

Comment fonctionne concrètement l’affacturage au quotidien pour le service comptable ? Pour pouvoir transmettre les factures au factor, il faut se connecter à une plate-forme en ligne. Celle-ci permet de télécharger une facture et d’y ajouter des informations essentielles pour qu’elle soit approuvée par un contrôleur financier puis validée par un gestionnaire pour déclencher le paiement.

Afin de réduire les délais de traitement et d’éviter les risques d’erreurs, certaines fonctionnalités de gestion des factures sont intégrées sur ces plateformes en ligne. Il est important d’y enseigner toutes les informations jugées pertinentes par la société d’affacturage pour valider une facture. Dans le cas où un champ obligatoire n’a pas été rempli, la facture ne peut pas être soumise.

Ensuite, selon le factor et la solution dont il dispose, vous pouvez recevoir une notification par e-mail de la bonne réception de votre facture. Lorsqu’elle est examinée et approuvée par l’équipe financière, vous recevrez une confirmation.

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Paiement à échéance, recouvrement externalisé et assurance impayé.

Questions fréquentes sur le fonctionnement de l’affacturage

Quel impact de l’affacturage sur ma comptabilité ?

Mettre en place l’affacturage au sein de votre entreprise impose des démarches supplémentaires lors de l’édition d’une facture. Toutefois, avec une automatisation de certains processus et un suivi fin, il est possible d’intégrer dans le quotidien cet effort additionnel. L’apport majeur de l’affacturage est la réduction des coûts liés au délai d’encaissement mais aussi la diminution du temps passé par l’équipe administrative à relancer les clients en cas de retard. C’est en effet la société d’affacturage qui se charge directement de vérifier les paiements et peut s’occuper du suivi et des relances. Vous gagnez du temps, tout en soignant votre trésorerie qui est toujours au plus haut.

Quelle différence entre l’affacturage et Dimpl ?

Alors que l’affacturage permet de couvrir les conditions de paiement et est avant tout un outil pensé pour réduire les écarts de trésorerie, Dimpl se focalise sur les retards de paiement. Notre solution ne se limite pas seulement à être un produit de financement. DImpl est est une offre qui vous permet de ne plus avoir de retard de paiement et contribue par conséquent à réduire le temps nécessaire entre l’émission d’une facture et l’encaissement de son montant (le fameux DSO du recouvrement) à moindre coût.